不動産の物件管理をkintoneで作る方法｜物件台帳を部屋単位で持ち、反響・内見・契約をつなぐ

物件管理をkintoneで作るとき、最初に決めるのは「1レコードを部屋にするか、棟にするか」の1つです。ここを間違えると、あとから直すのに移行作業が必要になります。賃貸の仲介・管理が中心なら、部屋単位にしてください。

そのうえで、物件台帳を中心に置き、反響・内見・契約・修繕を物件コードでつなぐ。これだけで「この部屋でこれまで何が起きたか」が1画面に集まります。

実際に動かしている見本は不動産会社のkintoneにあります。この記事は、その中の「物件台帳」をどう設計したかの話です。

Excelの物件台帳が詰まるところ

Excelが悪いわけではありません。物件数が少なく、触る人が1人の間は、Excelのほうが速いです。詰まるのは、管理戸数が増えて人が増えたときです。

2行目が一番重い問題です。募集条件は「どこかに書いてあるもの」ではなく「1か所が正で、そこから配る」ものとして持てると、二重管理はかなり減ります。

1レコードを部屋にするか、棟にするか

ここが設計の分かれ目です。用途で決めます。

見本では部屋単位にしています。物件コード（P-0001）は部屋ごとに振り、同じ棟の部屋は物件名が同じになります。

棟の情報が重複することの扱い

部屋単位にすると、住所・築年・構造・オーナーといった棟の情報が部屋の数だけ重複します。これを嫌って棟単位に戻したくなりますが、戻すと集計ができません。

取れる手は2つです。管理戸数が数百までで棟の情報がほとんど変わらないなら、棟の情報も部屋レコードに持つ（重複を許す）。オーナーが変わる・棟ごとの書類を持つなど棟に情報がたまるなら、建物マスタを別アプリにして部屋からルックアップで引く。

ルックアップにすると、建物マスタ側を直しても、すでに作った部屋レコードの値は自動では変わりません（更新ボタンを押すか、一括で再取得する必要があります）。この挙動は先に共有しておかないと必ず問い合わせになります。ルックアップの仕組みはkintoneルックアップ機能の使い方に、アプリを分ける・分けないの判断は6章 複数アプリのつなぎ方にまとめています。

物件台帳に持つ項目

見本の物件台帳は、次の項目で動いています。

部屋番号を数値にしないのは、「2A」「B1」「1F」が入るからです。数値にすると保存できず、あとから型を変えるのは手間がかかります。フィールドの型の決め方はkintoneのフィールド設計に書きました。

状況をドロップダウンにしておくと、一覧の絞り込みが「空室だけ」「申込ありだけ」で一発になります。Excelの色付けをそのまま持ち込まないのがコツです。色は条件書式であとから足せます。

募集条件の変更履歴をどう持つか

賃料・共益費・敷金・礼金・フリーレントは、募集中に何度も変わります。「いつ、いくらから、いくらに下げたか」を追えるかどうかで、次の値付けの精度が変わります。

やり方は3つあります。

値付けを見直すつもりがあるなら、3つめをおすすめします。形は単純で、物件コード（物件台帳からのルックアップ）・変更日（日付）・区分（ドロップダウン：賃料／共益費／敷金／礼金／条件）・変更前と変更後（数値）・理由（文字列複数行）の5つだけです。

物件台帳側に関連レコード一覧を置けば、部屋を開いたときに履歴が下に並びます。ただし関連レコード一覧に合計は出ません。値下げ幅の集計はグラフ機能で出します（→kintoneのグラフ・レポート機能）。

募集を止めた部屋の条件を、編集できなくする

申込が入ったあとに賃料を触られると、履歴と合わなくなります。状況が「申込あり」「入居中」になったら賃料・共益費を編集できなくする、という設定が条件付き入力禁止でできます。

ポータル出稿との二重管理を減らす

「レインズやポータルと自動で連携できますか」は必ず聞かれます。標準ではできません。 ポータル側の入稿方式に合わせたCSVを書き出す形が現実的です。なお、レインズは出稿先である前に成約事例のデータ元です。成約価格・売出期間・値引き率をエリアごとに集計して相場を数字で持つ話はレインズデータの活用方法に分けて書いています。

ただ、連携の仕組みを作る前にやることがあります。どの項目を自社台帳の正とするかを決めることです。

これが決まっていないと、CSVを自動で作れるようにしても「どちらが新しいか」の確認作業が残ります。二重管理の正体は作業ではなく、正が決まっていないことです。出稿の費用対効果を反響側から見る話はポータルサイトの費用対効果を数字で見るに、業界全体のDXの進め方は不動産業のDXにまとめています。

写真・図面の持ち方

添付ファイルフィールドに、物件レコードごとに入れます。共有フォルダに置いてリンクを書くより、物件を開いたらそこにある形のほうが探す時間が短くなります。

二重登録を止める

同じ部屋が2件登録されると、片方だけ賃料を直すことになります。物件名＋部屋番号の組み合わせで重複を止めます。物件コードは重複禁止にしてあっても、人が別のコードを振ってしまえば止まりません。

重複チェック Proの設定は3手です。

1. アプリの設定 →「プラグイン」→「重複チェック Pro」の歯車アイコン
2. 判定する項目に「物件名」「部屋番号」を選び、動作を「保存を止める」にする
3. 「保存する」→「アプリを更新」

全角・半角や前後の空白の違いはそろえて比べるので、「101」と「１０１」も重複として見つかります。入力のゆれ自体を保存時にそろえたい場合は入力値の整形を併用します。

棟ごとの空室数を詳細画面に出す（JavaScript）

部屋単位にすると「この棟に空室が何部屋あるか」がぱっと見えません。詳細画面にスペースフィールドを1つ置いて、同じ物件名のレコードを数えます。

(() => {
  'use strict';
  const APP = kintone.app.getId();
  const NAME = '物件名';
  const STATUS = '状況';
  const SPACE = 'vacancy';   // スペースフィールドの要素ID

  kintone.events.on('app.record.detail.show', async (event) => {
    const el = kintone.app.record.getSpaceElement(SPACE);
    if (!el) return event;
    const name = event.record[NAME].value;
    if (!name) return event;

    const resp = await kintone.api('/k/v1/records', 'GET', {
      app: APP,
      query: `${NAME} = "${String(name).replace(/"/g, '\\"')}" limit 500`,
      fields: [STATUS],
    });
    const all = resp.records.length;
    const vacant = resp.records.filter((r) => r[STATUS].value === '空室').length;

    el.textContent = `${name}：${all}戸中 ${vacant}戸が空室`;
    el.style.color = vacant > 0 ? '#c00' : '#333';
    return event;
  });
})();

25行ほどです。1棟が500戸を超える場合はカーソルを使った取得に書き換えが必要です。またこの数え方は物件名の表記が完全に一致していることが前提なので、物件名はドロップダウンか建物マスタからのルックアップにしておくほうが安全です。JavaScriptの入れ方は13章 JavaScript・API・外部連携にまとめています。

実際の画面

物件を開くと、その部屋の内見・契約・修繕が下に並びます。関連レコード一覧を物件コードでつないでいます。

「内見の予定」には日時・顧客名・担当者・結果、「契約」には契約番号・顧客名・契約期間、「修繕履歴」には退去日・見積合計・業者・完了日が出ます。部屋を開けば、その部屋で起きたことが全部そこにある状態です。データはすべて架空で、同じ画面は不動産会社のkintoneで全部見られます。

正直に言っておく限界

宅地建物取引業法で備え付けが必要な帳簿の代わりにする場合は、記載事項と保存年限を満たす設計が要ります。kintoneで記録して印刷・PDF保存する運用にはできますが、最終的な適合判断は御社の顧問（宅建士・行政書士等の専門家）にご確認ください。

進め方と費用

初回30分で業務を聞き、その場で画面の形を出します。そこから1〜4週目で構築し、動くアプリを現場の声で直します。ここまでが0円です（1業務1アプリまで、最大1か月）。1ヶ月後に使うか使わないかを決めていただき、使うと決めた場合だけ月額5万円から（最低12ヶ月）で改善と追加を続けます。

kintoneのライセンス料（スタンダードコース 1ユーザー月1,800円・税抜／最小10ユーザー）は別途、サイボウズ社とのご契約です。使い続けるといくらかかるかは2章 費用の全体像にまとめています。物件管理だけでなく、電子契約やポータル出稿まで含めた不動産DX全体の予算感を先に置きたい場合は不動産DXの費用相場に会社規模別のモデルがあります。

よくある質問

kintoneで物件管理はできますか

できます。ただし不動産専用ソフトがそのまま入っているわけではなく、物件台帳・反響顧客・内見予約・契約といったアプリを自分で作り、物件コードでつなぐ形になります。募集条件の管理と、その物件で起きたこと（内見・契約・修繕）の履歴を1か所で見るのが目的なら、この形で足ります。

1レコードは部屋にすべきですか、棟にすべきですか

賃貸の仲介・管理が中心なら部屋単位をおすすめします。募集も契約も入居も部屋ごとに動くためです。棟単位にすると、空室の数や1部屋ごとの賃料をサブテーブルに閉じ込めることになり、一覧での絞り込みや集計ができなくなります。棟の情報（オーナー・建物名・築年）は別アプリ（建物マスタ）に置き、部屋からルックアップで引くと重複しません。

募集条件を変えた履歴は残せますか

kintoneの標準機能でも「レコードの変更履歴」で誰がいつ何を変えたかは追えます。ただし一覧や集計の対象にはならないため、「いつ賃料をいくらに変えたか」を並べて見たい場合は、募集条件の履歴を別アプリに1変更＝1レコードで残す形にします。

SUUMOやHOME'Sなどのポータルと自動で連携できますか

標準では自動連携はできません。ポータル側の入稿方式に合わせたCSVを書き出す形が現実的です。連携の仕組みを作るより先に「自社台帳のどの項目を正とするか」を決めるほうが、二重管理は減ります。

作るのにいくらかかりますか

構築は1業務1アプリまで最大1か月0円です。使うと決めていただいた場合だけ、月額5万円から（最低12ヶ月）で改善と追加を続けます。kintoneのライセンス料（スタンダードコース 1ユーザー月1,800円・税抜／最小10ユーザー）は別途、サイボウズ社とのご契約です。