自治体の現場記録をスマホで集める｜パトロール・被害報告・施設点検

道路や河川のパトロール、災害時の被害報告、公共施設の点検、不法投棄や鳥獣被害の確認。庁舎の外に出て、見て、戻ってから報告書を作る業務は、どの自治体にもあります。

この記事は、この形の業務を「現場で記録する」形に変えるときに、何を決めるかを書いたものです。庁内の机の上で完結する業務とは、決めることが違います。

消えるのは、見る作業ではなく「戻ってから作る」工程

現場を見る時間は減りません。減るのはその後です。

3行目と4行目が丸ごと消えます。 ここが、自治体DXの教科書 2章で拾う4つの印のうち「二重入力」と「突き合わせ」にあたる部分です。

現場に出る業務は、戻ってきた時点で他の仕事が溜まっているので、報告書の作成が後回しになります。後回しになった記録は、記憶が薄れた状態で書かれるか、そのまま書かれません。現場で記録が終わっていれば、この問題ごと消えます。

まず、庁外の端末から使えるかを確認する

作り始める前です。ここを確認せずに進めると、完成してから使えないことが分かります。

自治体のネットワークは区分が分かれており、庁外の端末からどの経路で入るかは、団体ごとに違います。 使う端末（職員の業務用スマートフォン、タブレット、貸与品）と、その端末がどの区分に属しているかも確認が要ります。

4つの問いの立て方は自治体DXの教科書 5章 情報セキュリティポリシーと三層分離にあります。この記事では適否の判断を書きません。 確認した日付と相手の氏名を残しておいてください。

2行目を忘れないでください。手続きにかかる日数が、工程の律速になります。

入力は、圏外と片手を前提にする

山間部、離島、地下、大規模な施設の奥。現場は、電波が届かないことがあります。

当社は島根県の離島に常駐して業務改善を行っていた会社です。圏外は例外ではなく、日常です。 そのうえで言えるのは、圏外でも入力できる仕組みを作ろうとするより、圏内に戻ってから3分で終わる形にするほうが続くということです。

2行目にするなら、入力が3分で終わる形になっていることが条件です。戻ってから10分かかる入力は、結局後回しになります。

そのための条件がもうひとつあります。立ったまま、片手で、手袋をしたまま入力できること。 現場で入れる項目を、この数に絞ります。

戻ってから足すものは別に分けます。対応の方針、依頼先、費用の見込み、完了の記録。現場の項目と、事務所の項目を同じ画面に並べないでください。 並べると、現場で空欄が大量に残り、後から誰が埋めるのか分からなくなります。

選択肢をどう縛るか、必須をどこに付けるかはkintoneの教科書 7章 入力チェックにあります。現場で入れる項目には、必須を最小限にしてください。 必須が多いと、電波が不安定な場所で保存できず、入力そのものが捨てられます。

地図の上に表示したい、という要望はよく出ます。最初からは作らないでください。 kintoneで地図を扱うにはプラグインが要ります。入れる前の判断は12章 プラグインの選び方を見てください。まずは路線名や施設名の選択肢で足ります。

写真は「撮る枚数」ではなく「後で見つかるか」で決める

現場記録のアプリで、1年後に困るのは写真です。

• どの記録の写真か分からない写真が、端末に大量に残る
• 同じ場所を撮った写真が、いつのものか分からない
• 容量が大きく、一覧を開くのが遅い

決めることは3つです。

3行目は、個人情報の事故が起きやすい場所です。現場の写真には、通行人や車のナンバー、表札が写り込みます。端末に残ったまま、その端末が別の用途に回ることがあります。扱いを所管課と個人情報保護の担当に確認してください（自治体DXの教科書 6章の事故が起きやすい6か所）。

見つけた人と、直す人は別の課

ここが、現場記録の設計でいちばん抜けるところです。記録を取る課と、対応する課は違います。

道路のひび割れを見つけるのは巡回している職員ですが、補修を発注するのは別の担当です。記録を取っただけでは、何も直りません。

5行目を必ず入れてください。対応しないと判断したものを削除すると、同じ場所が何度も報告されます。 判断した記録が残っていれば、次に見た職員がそれを見て通り過ぎられます。

状態の数え方と、通知を増やしすぎたときに起きることはkintoneの教科書 9章 プロセス管理と通知の設計にあります。

災害のときは、平時に使っているものしか使えない

被害報告を目的に作る場合の、いちばん大事な話です。

災害の当日に、初めて使う仕組みは使われません。 通信が不安定で、担当が交代し、普段と違う職員が現場に出ている状況で、覚えていない操作はできません。

1行目が本体です。 日常の点検やパトロールで毎月触っている仕組みなら、災害時も同じ手が動きます。災害対応専用に作ったものは、たいてい最初の1回で使われません。

1年分たまると、予算要求の材料になる

記録が溜まると、件数・場所・区分・対応にかかった時間が数えられます。

これは次年度の予算要求でそのまま使えます。「補修が必要な箇所が年間◯件あり、そのうち◯件が未対応」という数字は、体感で語るより通ります。要求書の書き方は自治体DXの教科書 3章 予算の取り方にあります。

ただし、数えられるのは記録を取っていた分だけです。 記録を取り始めた初年度の数字は、実態より少なく出ます。増えたのは件数ではなく、記録された件数だということを、説明に一言添えてください。ここを省くと、「去年より倍に増えた」という誤解が独り歩きします。

当社が自治体の業務をkintoneで構築する場合は1業務30万円（税込33万円）、3業務パックで75万円です（自治体向けkintone構築）。現場記録は、扱う個人情報が軽く、複数の課で同じ形が使えるため、庁内の1件目としても向いています。

よくある質問

現場でスマートフォンから入力する仕組みは、自治体でも使えますか

使えるかどうかは、庁外のどの端末から、どのネットワーク経由で入るかによります。自治体のネットワークは区分が分かれており、庁外の端末から入る経路の扱いは団体ごとに違います。作る前に情報政策担当に確認してください。作ってから確認すると、その経路では使えないという結論が出ることがあります。

山間部や離島で電波が届かない場所があります。どうすればいいですか

圏外で入力できない前提で設計してください。現場では写真を撮り、圏内に戻ってから写真と一緒に入力する流れにします。撮影した写真には日時が記録されるので、後から並べれば順番は再現できます。圏外での入力を成立させようとして仕組みを複雑にするより、戻ってから3分で入力が終わる形にするほうが続きます。

現場で入力する項目は、いくつくらいが限界ですか

立ったまま片手で終わる数です。日付・場所・区分・状態・写真の5つ程度に絞り、それ以外は戻ってから足す形にしてください。現場で書ける量には限りがあるので、項目を増やすと記録そのものが取られなくなります。自由記述は1つまでにしてください。