自治体の庁内照会・庁内アンケートをkintoneで回す｜Excelの往復をやめる

総務課や財政課から全課に送られる「◯◯の状況について（照会）」。Excelの様式が添付されていて、各課が記入して返信し、担当者が1つのファイルに貼り合わせる。この作業は、多くの庁舎で月に何本も走っています。

この記事は、それをkintoneで回す形に変えるときに、どの順番で何を決めるかを書いたものです。やることの大半は、集計の自動化ではありません。

庁内照会でいちばん時間を食っているのは、催促

担当者に「何がいちばん大変ですか」と聞くと、たいてい「集計」と答えが返ってきます。実際に時間を測ると、違います。

3行目と6行目が本体です。 集計そのものは、形が揃ってさえいれば長くかかりません。時間を食うのは、出していない課を特定する作業と、形が揃っていないものを揃え直す作業です。

この2つは、自治体DXの教科書 2章 業務の棚卸しで拾う4つの印のうち「探す」と「突き合わせ」にそのまま当たります。庁内照会は、棚卸しをすれば必ず上位に出てくる業務です。

Excelを配ると、様式の版が増える

Excelの様式をメールで配った瞬間に、その様式は庁内に何十個もコピーされます。

• 前年のファイルを流用して、古い様式で返ってくる
• 行が足りないので、各課が勝手に行を挿入する
• 「備考」に書ききれず、セルの中で改行される
• 該当が無い課が、何も返さない（無回答と該当無しの区別が付かない）
• ファイル名が「照会（◯◯課）最終_修正版」になる

どれも職員が悪いのではありません。Excelは、配った側が形を守らせる仕組みを持っていないだけです。

kintoneに移すときに効くのは、この「形を守らせる」部分です。必須項目、選択肢、入力できる文字の種類。何を標準機能で縛れるかはkintoneの教科書 7章 入力チェックにまとまっています。

回答のレコードを、全課ぶん先に作っておく

この記事で最も伝えたいのがここです。

kintoneで照会を回すとき、各課に「新しいレコードを追加して回答してください」とすると、Excelのときと同じ問題が残ります。回答していない課は、レコードが存在しないので画面に出てきません。

先に作っておけば、「未回答」で絞った一覧が、そのまま催促リストになります。 担当者がやることは、その一覧を見て声をかけるだけです。名簿を別に持つ必要がなくなります。

アプリの形は2つに分けます。

2つに分ける理由と、つなぎ方の考え方はkintoneの教科書 6章 アプリ連携にあります。翌年度は、照会のレコードを複製して、回答を作り直すだけで同じ照会が回ります。前年の回答がそのまま残るので、「去年はどう答えたか」を探す作業も消えます。

自由記述を減らす。選択肢にできるものは選択肢にする

Excelの様式には、書く側が迷う欄がたくさん残っています。これをそのまま画面にすると、集計できない回答が集まります。

4行目が大事です。備考を残すこと自体は構いません。備考を集計に使おうとすると、結局そこを読んで手で分類する作業が戻ってきます。 分類したいものは、選択肢の項目として先に用意してください。

「該当なし」の選択肢を必ず入れてください。これが無いと、該当が無い課は無回答と同じ状態で放置され、催促の対象として残り続けます。

他の課の回答を見せるかどうかで、返ってくる速さが変わる

kintoneに載せると、他の課の回答が見える状態を簡単に作れます。 これは照会の中身によって、効いたり逆効果になったりします。

3行目は権限の設計の話になります。切り方はkintoneの教科書 10章 権限設計に、自治体で先に確認することは自治体DXの教科書 6章 個人情報の扱いにあります。集計した結果を庁内のどこまで見せるかも、照会を出す前に決めてください。

国・県からの照会は、最後の転記が残る

庁内の照会には、自庁で完結するものと、国や県への回答を庁内から集めているものがあります。後者は、提出先の様式が指定されていることが多くあります。

この場合、kintoneで集めた後、指定の様式に転記する作業は残ります。 ここを無くそうとしないでください。様式は相手が決めているので、こちらの都合では変えられません。

やるのはこれだけです。

• 転記する人を1人に固定する。 全課に指定様式を配らない
• 庁内の回答は、kintoneだけで受ける。 メールでの回答を受け付けると、両方を見ることになる
• 提出先の締切から逆算して、庁内の締切を先に置く

各課に指定様式を直接配ると、様式の版が増えて集約できなくなります。 1人が転記する形のほうが、結果として早く終わります。

照会の本数そのものを、一度数える

最後に、仕組みの外の話をひとつ。自庁が年間に何本の照会を出しているかを、数えてみてください。

照会は、出す側にとっては1本ですが、受ける側にとっては全課ぶんの作業です。数えると、次の3つが見えてきます。

• 同じことを2つの課が別々に聞いている（統合できる）
• 毎年ほぼ同じ回答が返ってきている（隔年にできる、または庁内の台帳から取れる）
• 集めた後、使われていない（やめられる）

数える作業は、照会の発議文書を1年ぶん並べるだけです。仕組みに載せる前に減らせるものは、減らしてから載せてください。 減らさずに電子化すると、同じ本数の照会が速く回るだけになります。

当社が自治体の業務をkintoneで構築する場合は1業務30万円（税込33万円）、3業務パックで75万円です（自治体向けkintone構築）。庁内照会は多くの課が触る業務なので、庁内に存在を知ってもらう1件目としても向いています。三重県名張市で支援している案件にも、全庁に関わる集約の業務（会計年度任用職員の勤務報告や時間外の集計）が並んでいます。

よくある質問

庁内照会をkintoneにすると、何がいちばん変わりますか

集計ではなく催促が変わります。回答のレコードを全課ぶん先に作っておくと、未回答の課がその場で一覧に出ます。Excelを配って回収する形では、出していない課は「メールが来ていない」という形でしか分からないので、名簿を別に作って突き合わせる作業が毎回発生します。

他の課の回答を、回答中に見せてもいいものですか

照会の中身によります。事実を書くだけの照会（台数、件数、有無）は見せたほうが早く返ってきます。判断や方針を書かせる照会は、先に出した課の書き方に引きずられるので、締切まで隠して締切後に公開するほうが素直な回答が集まります。どちらにするかを照会ごとに決めてください。

国や県から来た照会も、kintoneで回せますか

庁内から集める部分は回せます。ただし、提出先の様式が指定されている場合、最後にその様式へ転記する作業は残ります。転記する人を1人に固定し、庁内の回答はkintoneだけで受けてください。各課に指定様式を直接配ると、様式の版が増えて集約できなくなります。