自治体のExcel台帳をどこから移すか｜個人情報の重さで並べる

「Excelをやめましょう」という話は、庁内では進みません。Excelは悪くないからです。 表を作る道具としては優秀で、やめる理由が現場にありません。

進むのは、「どのExcelから移すか」という聞き方に変えたときです。この記事は、庁内に散らばっているExcel台帳を並べて、移す順番を決めるためのものです。

どの業務から着手するかの決め方は自治体DXの教科書 2章 業務の棚卸しの点数表にあります。ここで扱うのは、ファイルという物理的な単位での並べ方です。Excelからの移行の技術的な手順そのものはkintoneの教科書 11章 Excelからkintoneへの移行手順にあるので、繰り返しません。

まず、3つに仕分ける

庁内のExcelをすべて移す必要はありません。最初にやるのは、移さないものを外す作業です。

2行目を移そうとしないでください。 計算の途中経過を並べる作業は、表計算のほうが速く、無理に移すと使いにくくなります。

3行目は、移す作業より先に効きます。共有フォルダの中身を1度並べるだけで、対象は目に見えて減ります。 ただし、消す前に保存年限の扱いを総務・文書担当に確認してください。

個人情報の重さで、3段階に並べる

移す順番は、個人情報の重さで決めます。 これは当社の決めごとで、自治体DXの教科書 2章の点数表でも「個人情報の軽さ」を軸のひとつにしています。理由は、重い台帳を1件目にすると、設計と庁内の協議が同時に走り、いつ終わるか読めなくなるからです。

この並びは「重いものは扱えない」という意味ではありません。 当社は島根県海士町で健康福祉課の定期健診の対象者管理を構築しています。これは健診の情報を扱う業務です。ただし、閲覧権限を担当課に限定し、操作ログを残し、外部に公開するビューを作らないという設計を着手前に決めたうえで進めました。

重い台帳に着手するときに先に済ませることは、自治体DXの教科書 6章 個人情報の扱いの6つの問いにまとまっています。 判断するのは所管課と個人情報保護の担当であって、現場でも事業者でもありません。

同じ重さなら、次は「何人が開いているか」で決める

軽い台帳が10も20も並んだとき、どれから手を付けるか。開いている人数で決めてください。

1行目の台帳は、「いま◯◯さんが開いています」という表示が毎日出ている状態です。公用車、備品、会議室の予約など、全庁が使う台帳がここに当たります。

3行目を先にやりたがる相談は多いのですが、1人で完結している台帳は移しても効果が見えません。 そして、その1人が異動すると台帳ごと止まります。移すべきではあるのですが、1件目にすると庁内に価値が伝わりません（自治体DXの教科書 2章の「隣の課から見えるか」）。

移す前に、その台帳の持ち主を確定させる

ここが抜けると、移した後に誰も更新しなくなります。

3行目が「個人の端末」なら、移す前に共有の場所へ出す作業が先です。個人の端末にしかない台帳は、その時点で引き継ぎができない状態にあります。

2行目も重要です。基幹システムから出力したものを加工している台帳は、基幹との線を1行で書いてから移してください。線の書き方は自治体DXの教科書 8章にあります。これを書かないまま移すと、重複投資に見えて監査で問われます。

移せない、移さないほうがよいExcelの見分け方

点数に関係なく外すものです。

5行目は、外すのではなく見積りの話です。セルが結合され、1件が2行3行に分かれ、シートが年度ごとに30枚ある台帳は、そのままでは取り込めません。表の形を直す作業が先に発生します。 横に長い表を縦に組み替える手順はkintoneの教科書 11章にあります。

この作業を職員が自分でやると、その課の理解が一気に進みます。 外に丸投げできる作業ですが、1件目だけは一緒にやることをおすすめしています。

移した後も、Excelは残る

Excelをゼロにする計画を立てないでください。 残る場所があります。

4行目に注意してください。個人情報を含むファイルを書き出せる人を限り、書き出した後の扱いを決めるのが、事故を防ぐ基本です（自治体DXの教科書 6章の「事故が起きやすい6か所」）。

「Excelでの書き出しを認める」と最初に言ってください。 禁止すると、隠れてExcelが使われ、そちらが最新になります。認めたうえで、正の台帳はどちらかを1行で決めておくほうが安全です。

そして、紙とExcelをいつやめるかの条件を、始める前に数字で書いてください。 両方動いている間は誰も困らないので、条件が無いと二重のまま固定します。並行運用の終わらせ方はkintoneの教科書 11章にあります。

当社が自治体の業務をkintoneで構築する場合は1業務30万円（税込33万円）、3業務パックで75万円です。職員が自分でアプリを作れる状態まで引き上げる職員研修は3か月・4名までで60万円です（自治体向けkintone構築）。台帳を1つ移すところまでは外に出して、2つ目からは庁内で、という切り方をよくお受けしています。

よくある質問

庁内のExcel台帳は、どれから移すのがいいですか

個人情報が軽いものからです。公用車の運行、備品・貸与品、会議室の予約、研修の受講、施設の点検といった台帳は、扱う情報が軽く、多くの課が触るため庁内から見えやすく、1件目に向いています。相談記録や健診の記録のように特に配慮が要る情報を含む台帳は、庁内に実績ができてから、設計と協議を先に済ませて着手してください。

移す前に、そのExcelについて何を確認すればいいですか

持ち主です。そのファイルを直す権限を持っているのが誰か、いま何人が開いているか、元データをどこから取っているか。持ち主がはっきりしない台帳は、移した後に誰も更新しなくなります。ファイルが個人の端末や個人フォルダにある場合は、移す前に共有の場所へ出す作業が先になります。

移した後、Excelは完全になくなりますか

なくなりません。国や県へ提出する指定様式、議会や会議に出す資料、年に1回だけ作る集計表など、Excelのほうが速い作業は残ります。残す場所を先に決めてください。なくす前提で進めると、隠れてExcelが使われ、台帳とずれていきます。書き出して使う運用として認めるほうが安全です。