kintoneのプロセス管理と通知の設計

プロセス管理の価値は、承認を電子化することではなく、「今この件が誰のところで止まっているか」が一覧で見えることです。紙とメールの承認がつらいのは押印そのものではなく、どこで止まっているか分からないことだからです。 ただし、多くの業務はプロセス管理を使わないほうが速く回ります。 当社の見本3業種18アプリでは、1つも使っていません。 この章は、使う／使わないを先に決め、使わない場合の締め方と、通知の出し方まで決め切るための章です。

この章で分かること

• プロセス管理を使う業務・使わない業務の分かれ目と、使わないときの締め方
• ステータスの数・名前・作業者の決め方（個人名で固定すると何が起きるか）
• 通知が読まれなくなる境目と、通知を減らしてまとめる5つの手

まず、使う／使わないを決める

プロセス管理を有効にすると、レコードに「ステータス」と「作業者」の2つが自動で追加され、一覧の絞り込みにも使えるようになります。逆に言えば、この「作業者」が要らないなら、使う理由はありません。

「ステータスを持ちたい」と「承認フローを回したい」は別の要件です。選択肢は3つあります。

状況	選ぶもの
次に動く人が決まっていて、その人に知らせたい	プロセス管理
権限のない人に勝手に進められたくない	プロセス管理
段階を飛ばされると困る（承認を飛ばして支払済にされる）	プロセス管理
状態を記録しているだけ（未着手／進行中／完了）	ドロップダウン
担当者が自分の判断で状態を変えてよい	ドロップダウン
状態が進んだあと、特定の項目を書き換えられたくない	ドロップダウン＋条件付き入力禁止
状態が同時に複数あり得る（Aは完了、Bは未着手）	項目を分ける（1つのステータスで表さない）

見本3業種がすべて下段——つまりドロップダウンで状態を持っているのは、どのアプリも「次に動く人」が決まっていないからです。受注の 状況（受付／生産中／出荷済／完了／キャンセル）は、営業も工場も見て、気づいた人が進めます。ここにプロセス管理を入れると、作業者に指名された人が動くまで誰も進められなくなり、かえって止まります。

判断の順番は、①次に動く人が1人（または1グループ）に決まるか → ②その人に知らせないと止まるか → ③飛ばされると事故になるか。 3つとも「はい」ならプロセス管理、1つでも「いいえ」ならドロップダウンで始めます。あとから有効化できます（ただし後述の注意あり）。

使わないときは、入力の縛りで締める

ドロップダウンで状態を持つ場合、ステータスが進んだあとに中身を書き換えられるという穴が残ります。見本ではここを無料プラグインで塞いでいます。実際の設定値です。

アプリ	条件	何をするか
建設② 見積	提出状況 ＝ 受注	明細の 単価 と 数量 を編集不可にする
建設② 見積	提出状況 ＝ 失注	失注理由 を必須にする
製造③ 製造指示	進捗 ＝ 完了	指示数量・完了予定日・工程の 工程名・予定時間 を編集不可
製造② 受注	状況 ＝ キャンセル	キャンセル理由 を必須
製造⑥ 不良・是正	状態 ＝ 完了	対策・完了日・確認者 を必須
建設⑥ 安全・是正	状態 ＝ 完了	完了日・確認者 を必須
不動産② 反響・顧客	対応状況 ＝ 成約	成約日・物件コード を必須

この形には法則があります。入力の途中では縛らず、状態が進んだときだけ縛る。 そして縛り方は2種類——「終わったものは触らせない」（入力禁止）と「終わったと言うなら根拠を書かせる」（条件付き必須）です。プロセス管理を使わなくても、この2つを入れれば「受注済の見積の単価が書き換わっていた」「完了になっているのに対策が空欄」は起きません。

プロセス管理は状態を進める機能であって、入力の中身には関与しません。 つまりプロセス管理を入れる場合も、この2つは結局必要になります。

ステータスは5つ以内、動作ではなく状態の名前

ステータスにするのは業務の全工程ではなく、「人が変わるところ」だけです。ここを間違えると15個並んで誰も選べなくなります。「レシートを貼る」「金額を入れる」は工程ですが、人は変わらないのでステータスにしません。

見本のステータス（ドロップダウン）は、すべて5つ以内に収まっています。

アプリ	選択肢	数
製造② 受注	受付／生産中／出荷済／完了／キャンセル	5
製造③ 製造指示	未着手／進行中／完了／遅延	4
製造⑥ 不良・是正	未対応／対応中／完了	3
建設① 案件台帳	見積中／受注／施工中／完工／失注	5
建設② 見積	作成中／提出済／受注／失注	4
不動産② 反響・顧客	新規／対応中／内見済み／成約／見送り	5

太字に注目してください。どれも「終わり方」を2つ持っています。 正常に終わる（完了・成約・受注）と、そうでなく終わる（キャンセル・失注・見送り）です。ここを1つしか作らないと、失注した案件が「対応中」のまま永久に一覧に残り、8章の「赤が常時二桁」になります。終わらせる出口を必ず2つ用意する——これがステータス設計で最も忘れられる1点です。

名前は動作ではなく状態で付けます。「申請する」ではなく「申請中」。ボタン（アクション）の名前が動作、ステータスの名前が状態です。混ぜると一覧の絞り込みが読めなくなります。

プロセス管理を使う場合の、最小で実用になる形はこれです。

未申請 → 申請中 → 承認済 → 完了
          ↘ 差し戻し（行き先は「未申請」の1箇所だけ）

差し戻しの行き先は1箇所に固定します。 「経理から差し戻したら上長承認済に戻す」のようにルートを増やすと、半年後に誰も全体像を説明できなくなります。そして差し戻し理由は必ず必須にします（条件付き必須で「ステータスが差し戻しなら理由を必須」）。理由が書かれないまま戻った申請は、何を直せばよいか分からず放置されます。

作業者は、個人名で指定しない

ここが運用の生死を分けます。

指定のしかた	使いどころ	不在のとき
ユーザー（個人名）	—	止まる。使わない
組織	部署の誰かが処理すればよい	誰でも進められる
グループ	部署をまたぐ役割（経理担当・承認者）	誰でも進められる
フィールドの値（ユーザー選択）	レコードごとに承認者が変わる	入れ替えれば進む
作成者・作成者の上長	申請系の標準的な形	組織の設定に従う

「部長が出張だから承認が3日止まる」は、設計ミスです。グループか組織を作り、そこに複数人を入れておきます。点検リストで唯一の必須項目がこれです。

なお、人を指す項目には5章で触れた注意があります。kintoneのアカウントを持っていない職人・パート・外注先はユーザー選択で選べません。見本の工程実績・作業日報が 作業者（ユーザー選択）と 作業者名（文字列・必須）を両方持っているのはそのためです。アカウントを持たない人が作業者になる業務では、プロセス管理は回りません。

条件分岐（金額で承認ルートを変える）と並列承認（全員／誰か1人）は標準でできますが、分岐は1箇所までに抑えてください。2箇所以上あるとテストすべきルートが一気に増え、作った本人しか直せなくなります。最初は2段階＋差し戻しで1か月回し、詰まったところだけ段階を足すほうが、結果的に早く固まります。

標準でできないことと、埋め方

結論だけ先に書きます。プロセス管理は状態を進める機能で、入力の中身には一切関与しません。 差し戻し理由の必須化、承認後の金額のロック、滞留の色付け、経過日数の表示、申請番号の採番、承認済みの一括更新——どれもプロセス管理には無く、すべて無料プラグイン側で埋めます。どの要望をどのプラグインで埋めるかの対応表と、承認ルートの設計パターン（2段階・多段階・並列・差し戻し付き）は、記事kintoneプロセス管理で承認フローを自動化するにあります。

この章で決めるのは、そもそもプロセス管理を使うかと、ステータスと作業者をどう決めるかの2つだけです。

もう1つ、運用中のアプリで注意することがあります。プロセス管理を有効にすると、既存のレコードはすべて最初のステータスになります。 100件の案件が全部「未申請」に戻ります。運用中に有効化するときは、必ずデータを書き出してから行ってください。

通知：多すぎる通知は、無視される

kintoneの標準の通知は3種類です。役割が違うので、分けて使います。

種類	いつ届くか	何に使うか	向かないこと
アプリの条件通知	登録・更新・コメントのとき、条件に合えば	「自分の担当に割り当てられた」を知らせる	全レコードの更新を全員に流すこと
レコードの条件通知	そのレコードが更新されたとき	自分が関わる件だけ追う	一括での設計
リマインドの条件通知	日付・日時を基準に「○日前の○時」	期限が来る前に本人に届ける	過ぎたあとの追跡

宛先にはユーザー・組織・グループのほか、フィールドの値（ユーザー選択・作成者・更新者）を指定できます。作業者や担当者フィールドを宛先にすれば、「その件を持っている人」にだけ届きます。

ここからが設計です。当社の決めごとは「1人あたり1日5件まで」。 理由は単純で、通知の一覧が1画面に収まらなくなると、人は中身を読まずにまとめて既読にする習慣を作るからです。その習慣が一度つくと、本当に必要な通知も読まれません。 5件は「1件ずつ開いても1分で終わる」量として決めています。10件を超える設計は、通知が無いのとほぼ同じです。

超えそうなときに減らす手は5つあります。上から順に効きます。

1. 宛先を「関係者全員」から「次に動く人」に絞る。 通知先にグループを指定して10人に配ると、10人とも「自分の番ではない」と思って読まなくなります
2. 条件を「登録・更新・コメントのすべて」から、状態が変わったときだけに絞る。 「状況 が 生産中 に変わったとき」のように、条件にステータスを入れます。誤字の修正で通知は飛ばさない
3. 毎日届くものは、朝1回のリマインドにまとめる。 対象も絞ります（「未完了かつ期限3日以内」）。1件ごとに飛ばさず、1通を見て一覧を開かせる形にする
4. 「見れば分かる」ものは通知しない。 一覧の色に回します（8章）。通知は本人に届ける道具、色は取り残しを見つける道具です
5. 個人設定を使う。 自分の操作による通知を受け取らない設定にし、関係の薄いアプリはメール転送を切る

通知だけにすると、休暇中の1通を逃した件がそのまま沈みます。色だけにすると、その一覧を見る習慣が無い人には届きません。 通知で気づかせ、色で取り残しを潰す二段構えが、実務では最も確実です。

止まったものに気づく3点セット

プロセス管理を入れただけでは、止まっている件は見えません。次の3つをセットにします。

1. 自分が作業者の一覧を作る。 絞り込み条件に「作業者 が ログインユーザー」を入れた一覧を作り、既定の一覧にします（8章の点検項目2）
2. 止まっている日数を数字で出す。 期限・残日数で、申請日や期限からの日数を出します
3. 一定日数を超えたら色を付ける。 条件書式で赤くします。閾値は8章の考え方どおり「手を打つのに要る日数」で決めます

この3つが揃うと、承認の遅い人を、人が催促しなくてよくなります。 これが入っていないプロセス管理は、紙の決裁をそのまま画面に移しただけで、止まる場所が見えないという元の問題が残ります。

よくある間違いを5つ

1. 紙の決裁ルートをそのまま写す——押印欄が5つあるからステータスを5段階にする。押印が5つあったのは紙が1枚しかなく順番に回すしかなかったからで、デジタルでは同時に見せられます。 → 直し方：「本当に止める必要がある人」だけ残します。段階を減らす相談から始めるのが、いちばん効く改善です。多段階でも3段階までに抑えます。

2. 業務の全工程をステータスにする——15個並び、現場が選べなくなります。 → 直し方：人が変わるところだけを残して5つ以内にします。工程の細かい記録が要るなら、それはステータスではなく別アプリの記録です（5章の 工程実績）。

3. 終わり方を1つしか作らない——「完了」しか無いと、失注・キャンセル・見送りになった件が「対応中」のまま一覧に残り続けます。 → 直し方：正常に終わる出口と、そうでない出口の2つを必ず作ります。見本のステータスはすべてこの形です。あわせて、そうでない出口には理由を必須にします（失注理由・キャンセル理由）。

4. 作業者を個人名で固定する——不在・異動・退職で止まります。退職者が作業者のまま残ったレコードは、誰も進められません。 → 直し方：組織かグループで指定します。1人しかいない役割でも、グループを作ってその1人を入れます。増員や交代のときに設定を直さなくて済みます（10章の権限設計と同じ考え方です）。

5. 通知を「とりあえず全部」設定する——登録・更新・コメントのすべてを関係者全員に流すと、1日20件を超え、2週間で誰も読まなくなります。 → 直し方：1人1日5件を上限に、宛先を次に動く人へ、条件をステータスが変わったときだけに絞ります。減らしたぶんは一覧の色で拾います。

費用について

プロセス管理・条件通知・リマインドはすべて標準機能で追加費用なしです（プロセス管理はスタンダードコース以上）。条件付き必須・条件付き入力禁止・条件書式・期限・残日数・自動採番・一括更新は当社の無料プラグインで、無料・会員登録不要・外部と通信しません。

kintoneのライセンス料はスタンダードコース 1ユーザー月1,800円（税抜）・最小10ユーザーでサイボウズ社とのご契約、当社の構築は1業務1アプリまで最大1か月0円、使うと決めていただいた段階で月5万円から（最低12ヶ月）です。

この章の出口

ここまでで、状態の持ち方が決まり、次に動く人が決まり、止まった件が見え、通知が読まれる量に収まりました。1つの業務が、人を挟んで最後まで流れるようになっています。

残っているのは、その流れを「誰に見せるか」です。見積の金額を全員が見てよいのか、他部署の案件を編集できてよいのか、退職者のアカウントはどう止めるのか。作業者をグループで指定したのと同じ考え方が、そのまま権限の設計にも効いてきます。

次の章へ：10章 kintoneの権限設計｜異動・退職で壊れない形