kintoneの一覧・グラフ設計｜期限と色で気づく

見える化は、きれいな画面を作ることではなく、見た人がその場で1つ決められる状態を作ることです。 決めることが無い画面は、色を足してもグラフを足しても見られません。逆に「毎朝これを見て、今日追うものを決める」が決まっていれば、一覧は1つ、色は2色で足ります。 この章は、見る人と決めることを先に置き、そこから一覧・色・期限・グラフの順に組み立てるための章です。

この章で分かること

• 一覧を用途で分ける基準と、列を何本まで出すか（5章で決めた「毎朝これを見る」一覧の続き）
• 色と期限の設計。3色まで・赤は当日動くものだけを、見本3業種の実際の設定値で
• 標準のグラフでできること・できないことの境目と、壁に当たったときの逃げ方

起点は「誰が・いつ見て・何を決めるか」

画面を作る前に、1文だけ書きます。

この一覧は、（誰が）（いつ）見て、（何を）決めるためのものである。

「工場長が、朝礼の前に見て、今日どの指示を優先するかを決める」。「経理が、月初に見て、今月どれを支払うかを決める」。 この文が書けない一覧は作りません。決めることが無いなら、それは一覧ではなく検索で足ります。

道具は4つあり、役割が違います。混ぜると、毎朝グラフを見せられて誰も見なくなります。

道具	効くこと	苦手なこと
一覧（絞り込み・並び順）	対象を減らす。優先順を作る	切り替えないと気づけない
色（条件書式・期限）	開いた瞬間に気づかせる	増やすと全部が目立たなくなる
グラフ	振り返る。傾向を見る	今日の行動は決まらない
通知（9章）	忘れる前に本人に届く	埋もれたら終わり

一覧は、用途で3種類に分かれる

5章では「一覧は最初1〜3個」「これから対応するものは昇順、すでに起きたものは降順」まで決めました。次は用途で分ける話です。

種類	何のためか	並び順	見本での例
作業の一覧	今日やることを決める	期限の昇順	受注一覧（納期 昇順）／製造指示一覧（完了予定日 昇順）／不良・是正一覧（是正期限 昇順）
確認の一覧	取り残しを見つける	期限の昇順	内見予定（開始 昇順）／安全・是正
記録の一覧	直近に何が起きたかを追う	日付の降順	工程実績一覧（開始 降順）／入出庫一覧（日付 降順）／修繕一覧（退去日 降順）

見本スペース（不動産・建設・製造の各6アプリ）では、全アプリに日本語の一覧を1つずつ作っています。既定の (All records) のままだと列名が英語で出て、全項目が横に並び、誰も読めないからです。実際の定義です。

一覧	出している列	並び順
内見予定（不動産③）	開始／終了／顧客名／物件名／担当者／結果	開始 昇順
入居中の一覧（不動産⑤）	契約番号／顧客名／物件名／入居日／入居日_和暦／退去日／解約通知期限／月額賃料	入居日 降順
受注一覧（製造②）	受注番号／得意先／品番／品名／数量／受注金額／納期／納期までの残日数／状況	納期 昇順
不良・是正一覧（製造⑥）	指示番号／品名／発生日／不良内容／不良数／是正期限／期限までの残日数／状態	是正期限 昇順

列は6〜9本に収まっています。 意図的な上限です。10本を超えると横スクロールが出て、その先は誰も見ません。色を付けても画面外です。

列を決める3問。①その列を見て判断が変わるか（変わらないなら出さない）、②その列で絞り込むか並べ替えるか、③1件を特定するのに要るか。備考・住所・メモは詳細画面に置き、一覧からは外します。

一覧を増やすのは、色を足すより先です。「遅延だけ見たい」なら、色を付けるより「遅延一覧」を作るほうが速い。色が要るのは、複数の状態を1つの画面で同時に見たいときだけです。

色は3色まで、赤は当日動くものだけ

kintoneの一覧の設定画面には、そもそも色の項目がありません。条件で色を変えるにはJavaScriptか、設定だけで済む無料プラグイン条件書式・期限・残日数を使います。道具の前に、決めごとを3つ置きます。

1. 色は3色まで（赤・黄・色なし）。 4色目が要るなら、それは色ではなく一覧を分けるべき別の軸です。人は「例外」に気づくのであって、色そのものに気づくわけではありません。塗られている行が全体の2割を超えたら、その色は機能していません。

2. 赤は、その日のうちに動くものだけ。 赤が10件並ぶ一覧は、翌週には誰も赤を見ません。「気にしておくもの」は黄色にします。赤が常時二桁になったら、条件がゆるすぎます。

3. 背景はうすく、文字は黒のまま。 黒いままなら必ず読めます。そして色だけに意味を持たせない——色が見分けにくい方には赤も黄も同じに見えます。状況・状態 の列を一覧に出しておけば、文字で読めます。色は気づかせるもので、伝えるのは値の役目です。

見本3業種で、実際に入れている色

18アプリのうち色を付けているのは10アプリ。どのアプリもルールは1本だけです。

アプリ	条件	塗る場所	色（文字／背景）
製造① 品目マスタ	在庫の余裕 ≦ 0	在庫数・安全在庫・在庫の余裕	#b3261e ／ #fdecea
製造② 受注	状況 ＝ 生産中	納期・納期までの残日数	#8a5000 ／ #fdf0dc
製造③ 製造指示	進捗 ＝ 遅延	行全体（一覧のみ）	／ #fdecea
製造④ 工程実績	不良数 ≧ 1	不良数	#b3261e ／ #fdecea
製造⑤ 在庫入出庫	区分 ＝ 出庫	区分・数量	#14508c ／ #e6f0fa
製造⑥・建設⑥ 是正	状態 ≠ 完了	是正期限・期限までの残日数	#b3261e ／ 背景なし
建設① 案件台帳	状況 ＝ 施工中	完工までの残日数	#b00020 ／ #ffe5e5
建設③ 発注・原価	支払状況 ＝ 未払い	支払予定日・発注金額	#8a5a00 ／ #fff3c4
建設④ 工程	進捗 ＝ 遅延	行全体（一覧のみ）	／ #ffe5e5

読み取れる決めごとが4つあります。

• 1アプリ1ルール。 条件を2本以上入れているアプリは1つもありません。増えるほど「なぜこの色か」を説明できなくなります
• 行全体を塗るのは「遅延」だけ。 行を塗ると強すぎるので、業務が止まっている状態にだけ使い、それ以外は列を指定して塗ります（納期と残日数の2列だけ、など）
• 件数が多くなる条件は、背景を塗らず文字色だけ。 「完了していない是正」は常に何件もあるので、背景まで塗ると一覧が真っ赤になります
• 青は警告ではない。 入出庫の 区分 の青は、入庫と出庫を読み分けるためで急ぐ意味はありません。赤・黄は「手を打て」、青・灰は「種類が違う」と決めると、色の意味が崩れません

そして何色が何かをアプリの説明欄に1行書きます（「赤＝期限超過／黄＝3日以内」）。引き継がれない色のルールは、半年で誰も触れなくなります。

期限は「手を打つのに要る日数」で決める

kintoneの計算フィールドには今日を返す関数がありません。だから「あと何日」は標準では作れません。一方、一覧の絞り込み条件では「今日」が使えます。「期限 が 今日 以前」で期限切れ一覧は標準だけで作れるので、まずここまでは標準でやってください。

残日数を数字で持ち、色まで付けるときに期限・残日数プラグインを使います。肝は「残り何日から黄色にするか」で、見本では業種ごとに変えています。

アプリ	期限の項目	残日数の入れ先	何日前から黄色か	理由
不動産④ 契約	契約終了日	更新までの残日数	90日	更新案内・条件交渉・書類に3か月要る
建設① 案件台帳	完工予定日	完工までの残日数	14日	職人と資材を手配し直せる最短が2週間
製造② 受注	納期	納期までの残日数	7日	出荷の段取りと運送の手配に1週間
製造③ 製造指示	完了予定日	完了までの残日数	5日	残りの工程を詰め直せる日数
製造⑥・建設⑥ 是正	是正期限	期限までの残日数	3日	対策を打って確認者が見るのに3日

閾値は気分ではなく「手を打つのに要る日数」で決めます。 90日と3日が同居しているのは、打てる手の重さが違うからです。全部「7日前」に揃えると、契約更新は間に合わず、是正は早すぎて忘れられます。

もう1つ、残日数の値は保存したときの値です。翌日には1日ずれます。だから見本の一覧は並べ替えをすべて期限の日付で行っています。残日数は「詳細画面で目安を見る」「CSVに出して報告に使う」用途です。一覧の色だけは開いた日で判定し直されるので、こちらは常に正しく出ます。

日付の見せ方も同じ道具立てです。和暦・曜日は標準の DATE_FORMAT では作れないので、日付計算で別フィールドに入れます。不動産の見本では 入居日 から 入居日_和暦、退去日 の30日前を 解約通知期限 に自動で入れています。役所・金融機関に出す書類がある業務だけ和暦を持ちます。

グラフ：できることの外側を先に知る

グラフは標準機能で追加費用なし。つまずくのは操作ではなくデータの持ち方です。

	標準のグラフ機能
グラフの種類	棒・積み上げ棒・折れ線・面・曲線・曲線面・円・集計表
集計の方法	レコード件数／合計／平均／最大／最小
分類（軸）	最大2つまで（集計表なら行と列）
日付の単位	日・月・年・週・四半期など
絞り込み・保存・共有	一覧と同じようにできる。クリックで内訳の一覧に移動できる
アプリをまたいだ集計	できない
サブテーブルの中と親の項目を混ぜた集計	制約がある
目標線・前年比・定期メール送信	できない
複数のグラフを1画面に並べる	標準ではできない

太字はいつか必ず当たる壁です。当たったときの手は決まっています。

足りないこと	現実的な手
アプリをまたいだ集計	集計したい側でグラフを作り、キー（案件番号・品番）で分類する。または集計軸にしたい値をルックアップで記録側にコピーしておく
サブテーブルの中を集計	5章の判断に戻り、別アプリに出す（製造の 工程実績 がそれ）
前年比・目標線	CSVで出してスプレッドシートで作る
複数グラフを1画面に	有料のダッシュボード系プラグイン。買う前にCSVで1回作る

関連レコード一覧に合計は出ません。 レコードを並べる機能なので、合計はグラフ側で出します。見本の ① 品目マスタ に 受注の履歴・入出庫の履歴 を置いているのは、1件開けばその先が全部見えるようにするためで、数字を出すためではありません。

見たい数字を3つ決めてから、軸を作る

先にグラフを作ろうとせず、「毎週どの数字を見るか」を3つだけ決めます。そこから必要な項目が決まります。

見たい数字	グラフ	分類（軸）	軸に要る型
月別の受注金額	折れ線	受注日（月）	日付・数値
工種別の発注額	棒	工種	ドロップダウン（見積と同じ選択肢）
反響元ごとの成約	集計表	反響元 × 対応状況	ドロップダウン2つ
工程別の不良数	棒	工程名	ドロップダウン

見本の 工程名 が6択のドロップダウン（材料切断／旋盤加工／熱処理／組立／検査／梱包）なのは、工程別に数えるためです。文字列にすると「旋盤」「旋盤加工」「センバン」に割れ、集計が永久に出せません。

集計が合わない原因は、だいたいこの5つです。

原因	対処
集計軸が文字列の自由入力	ドロップダウンにする。過去分は一括更新でそろえる
全角・半角・空白が混在	入力値の整形で保存時にそろえる
二重登録がある	重複チェック Pro
キャンセル・見込みが混ざる	絞り込み条件を入れる
見積と発注で言葉が違う	同じ選択肢を使う

そして最大の原因が基準日です。同じ「9月の売上」でも、受注日 で数えるか 納期 で数えるかで金額が変わります。見本の受注アプリは両方を持っているので、どちらでも作れてしまいます。アプリごとに基準日を1つ決めて、説明欄に書いてください。 決めないと、営業会議と製造会議で違う数字が出ます。

ダッシュボードは「置き場所」で作る

標準に「複数グラフを1画面に並べる」機能はありません。置き場所を決めて同じ効果を出します。

1. 既定の一覧を「毎朝見る一覧」にする。 開いた瞬間に絞り込まれた状態になる。これが一番効きます
2. スペースのお知らせにリンクを貼る。 お知らせ欄はHTMLが書けるので、見出しとリンクを並べた簡易ダッシュボードになります（当社の開発環境も、見本スペースとプラグイン一覧へのリンクをここに置いています）
3. グラフを保存してURLを共有する。 会議のたびに作り直さない
4. 月次会議の議題名を、グラフの名前と一致させる。「このグラフを見る時間」が業務に入ります

有料のダッシュボードを買うのは、毎月見る数字が固まってからです。 順番は、①既定の一覧を直す → ②CSVで出して1回作る → ③3か月同じ数字を見続けた → ④そこで初めて買う。

よくある間違いを5つ

1. 一覧に列を20本出す——「全部見えたほうが安心」で全項目を並べると、横スクロールの先は誰も見ません。 → 直し方：列ごとに「見て判断が変わるか」を問い、外します。6〜9本が目安。備考・住所・メモは詳細画面へ。

2. 色を5色以上使う——赤・黄・青・緑・紫が並ぶと、どれも目立ちません。半年後には誰も意味を説明できません。 → 直し方：赤・黄・色なしに戻し、4色目が要る理由を書き出す。たいていは「別の一覧に分けるべき軸」です。色を足す前に一覧を足し、意味を説明欄に書きます。

3. 赤がいつも二桁並んでいる——赤は異常を示す色なので、常態になった時点で情報量がゼロです。 → 直し方：閾値を上げるか条件を絞る。見本の是正が背景を塗らず文字色だけなのは、件数が多くなると分かっているからです。30件溜まっているなら、色ではなく流れの問題（9章）です。

4. 残日数フィールドで並べ替える——保存時の値なので、翌日には1日ずれ、順番が狂います。 → 直し方：並べ替えと絞り込みは期限の日付で。 残日数は「見る」数字、期限は「並べる」数字と割り切ります。

5. グラフに絞り込み条件を入れない——キャンセルと見込みが混ざった数字は行動が決まらないので、3回見たら開かれなくなります。 → 直し方：保存前に必ず絞り込みを1つ入れる（「状況 が キャンセル でない」）。あわせて基準日を説明欄に書きます。

費用について

一覧・絞り込み・グラフ・お知らせは標準機能で追加費用なしです。条件書式・期限・残日数・日付計算・一括更新・入力値の整形は当社の無料プラグインで、無料・会員登録不要・外部と通信しません（プラグインの利用はスタンダードコース以上）。kintoneのライセンス料はスタンダードコース 1ユーザー月1,800円（税抜）・最小10ユーザーでサイボウズ社とのご契約、当社の構築は1業務1アプリまで最大1か月0円、使うと決めた段階で月5万円から（最低12ヶ月）です。

この章の出口

一覧が用途ごとに分かれ、赤と黄の意味が決まり、残日数が出て、毎週見る数字が3つ決まりました。見れば分かる状態にはなりました。

ただし、見えていても動きません。「期限が赤い」と気づいても、次に誰が何をするかが決まっていなければ赤いまま溜まります。点検項目6（赤が常時二桁）が×になる原因のほとんどは、色の設定ではなく流れが止まっていることです。

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