業務改善を続ける体制の作り方

業務一覧表は、作った日から古くなります。 人が替わり、取引先が増え、去年やめた確認が「念のため」で復活する。半年後にその表を開いて「これはもう実態と違う」と言われたら、棚卸しはもう二度と始まりません。 この章は、台帳の持ち主を1人決め、月次30分・四半期・年1回の3つの周期を置き、2周目を回せる形にするための章です。

この章で分かること

• 業務一覧表の持ち主の決め方と、月次30分・四半期・年1回の手順
• 担当が替わっても続く形（引き継ぎに要る4つ）と、自社でやる範囲の広げ方
• 外に頼み続ける条件／終える条件

続ける単位は「1本ずつ」

続ける体制と言っても、毎月全業務を見直すわけではありません。回すのは1本の改善です。

ここを勘違いすると、体制づくりが目的化します。改善活動の推進委員会を作り、各部門から委員を出し、月次で全社の進捗を持ち寄る——こういう形は、始めた年はうまくいきます。参加者に熱があるからです。ところが2年目になると、報告のための資料づくりが仕事になり、3年目には開催そのものが隔月になり、やがて自然消滅します。

続く形と続かない形の違いは、参加人数と準備時間で決まります。1人が30分で準備なしに開ける形なら、忙しい月でも残ります。5人の日程を合わせて資料を用意する形は、忙しい月に飛びます。1回飛ぶと次も飛び、2回飛ぶと戻りません。この本が月次を30分・1人分の作業に切り詰めているのは、続ける確率をそこまで上げないと現実には続かないからです。

もうひとつ、1本ずつ回すことには別の効果があります。同時に1〜2本しか走っていなければ、月次で見る対象がそれだけになり、話が具体的になります。10本走っていると、どれも「進行中です」で終わります。進捗が言葉で済んでしまう場は、何も判定していません。

周期	やること	時間
月次	走っている改善の状況を見る。判定日が来たものを判定する。次の1本を着手する	30分
四半期	業務一覧表を実態に合わせて直す	1〜2時間
年1回	2周目の対象（流れ）を選び直す	半日

この表は、3つの周期がそれぞれ別の目的を持っていると読んでください。月次は改善を1本ずつ前に進める場、四半期は表を実態に合わせる場、年1回は次にどこを見るかを選ぶ場です。役割が違うので、月次を3回やれば四半期の代わりになる、ということはありません。逆に、四半期と年1回を飛ばして月次だけを回すと、1周目の流れの中で小さな改善を延々と続けることになります。

時間が取れない時期は、四半期を飛ばしてください。月次と年1回は飛ばしません。月次を飛ばすと改善が止まり、年1回を飛ばすと2周目が来ません。四半期は、次の四半期にまとめて2回分やれば取り返せます。飛ばしてよいものを決めておくのは、10章で扱った「落とす順番を決める」のと同じ考え方です。

この3つ以外はやりません。 週次の進捗会議も、全社の改善報告会も要りません。増やすと、続けることそのものが業務になり、最初にやめる対象になります。

台帳の持ち主を1人決める

業務一覧表・ムダ棚卸し表・着手順の表・改善カード。これらをまとめて台帳と呼びます。台帳には持ち主が要ります。

決めること	条件
持ち主	氏名で1人。 部門名にしない。1章の旗振り役がそのまま持つのが自然
置き場所	1か所。 全員が同じ場所を開ける状態にする
更新できる人	持ち主＋1人（持ち主が不在のときに止まらないように）
見られる人	対象部門の全員。隠すと、次の棚卸しで協力が得られない

持ち主を部門名で書かないでください。 「管理部が持つ」と書かれた台帳は、半年後に誰も開いていません。

置き場所を1か所にしてください。 各自のパソコンにコピーがある状態は、二重管理（6章のムダ4）です。自分たちが直した当のムダを、自分たちの台帳で作ることになります。

月次30分の手順

毎月、決まった日に30分だけ開きます。手順を紙にして、誰がやっても同じになるようにしてください。

順	やること	時間
1	走っている改善（最大2本）の状況を確認する	5分
2	判定日が来た改善を判定する（11章の6行を書く）	10分
3	終わった改善の「止めること」が実際に止まったかを見る	5分
4	次の1本を着手順の表から選び、着手日と完了予定日を入れる	5分
5	「片づけ」に入れた小さな改善で、実施されたものを記録する	5分

3番を毎月必ず見てください。 効果が出ない最大の原因は、古いやり方が止まっていないことです（11章）。止まっていなければ、その場で止める日を決め直します。

月次が消えていくのは、たとえばこういう過程です。棚卸しは順調に終わり、1本目の改善も効果が出た。月次の場も設定され、最初の3か月はきちんと開かれている。

4か月目、決算の準備が重なって1回飛びます。誰も困りません。走っていた改善はすでに動いており、放っておいても止まらないからです。5か月目は「先月やらなかったから、2か月分まとめて」という話になり、日程調整に手間取って、また流れます。6か月目には、月次があったこと自体が話題に上らなくなります。

1年後には、業務一覧表は最初に作ったまま、改善は1本で止まり、着手順の表には手を付けていない行が何十も残っている——表も打ち手も全部そろっているのに、開く日が決まっていないという理由だけで、1年分の改善が動かないことになります。

足りないのは、意欲でも能力でもありません。飛ばした月に取り返す手順が決まっていないことです。飛ばすこと自体は起きます。起きた前提で、「飛んだ月は翌月に30分を2回取る」とだけ決めておけば、5か月目で戻れます。点検リストの3番を必須にしているのは、日が決まっていることが、能力よりも強く効くからです。

月次の場に、決裁者を毎回呼ぶ必要はありません。 呼ぶのは、次の1本に予算が要るときだけです。毎回呼ぶと日程が合わず、月次が飛びます。

四半期：表を実態に合わせる

3か月に一度、業務一覧表を開いて直します。全行を見直しません。変わったところだけです。

見るところ	直し方
改善した業務の行	頻度・入れ物・転記の列を、いまの実態に書き換える
人が替わった行	担当（部門・役割・人数）を直す
新しく増えた業務	行を足す。粒度は3章のテストでそろえる
消えた業務	行を消さず、「終了」と日付を入れて残す

消えた行を消さないでください。 「あの作業はいつやめたのか」は、監査・引き継ぎ・トラブルのときに必ず聞かれます。終了日を入れて残すのが最も安全です。

四半期の更新を1〜2時間で終えるには、行数を50前後に保つことが必要です（3章）。行が200行に膨らんだ表は、誰も更新しません。粒度が細かくなりすぎたら、統合してください。

年1回：2周目の流れを選ぶ

1年たったら、2章に戻ります。追う流れを選び直します。

順	やること
1	1年間で実施した改善の一覧と、効果（11章の6行）を並べる
2	1周目の流れ以外で、詰まっている流れを挙げる
3	2章の3基準（件数が多い・関係部門をまたぐ・困りごとが具体的）で1本選ぶ
4	1章の発注書6行を書き直す（目的・対象・期限・出すもの・使い道・決める人）
5	3章から回す

2周目は、1周目より確実に速く終わります。 表の形（12列）も、数え方も、指差し会の進め方も、社内に残っているためです。1周目に2週間かかった部門が、2周目は1週間で終わることは珍しくありません。

2周目の対象を、1周目と同じ流れにしないでください。 同じ流れの2本目・3本目の改善は、月次の中で回します。年1回の見直しで選ぶのは、まだ一度も見ていない流れです。

人が替わっても続く形

持ち主が異動・退職しても続くために、引き継ぎに必要なものは4つだけです。

#	引き継ぐもの	中身
1	台帳の場所と編集権限	どこにあり、誰が直せるか
2	月次30分の手順書	紙1枚。この章の5ステップ
3	判定待ちの一覧	いつ・何を判定するか
4	決めごとの記録	正の台帳はどれか／残すと決めたムダとその根拠／棚に戻した理由

4番目を渡さないと、次の人が同じ議論をやり直します。 特に「残すと決めたムダ」（6章）の根拠が失われると、次の担当が法令上必要な確認を「ムダ」として消す事故が起きます。

この4つは、引き継ぎの日に集めるものではありません。日々の運用の中で、常に最新になっている状態を保ってください。1から3は月次を回していれば自然に最新になります。手を入れる必要があるのは4番だけで、それも「決めたその日に1行足す」で足ります。引き継ぎのために特別な資料を作る手間が発生しているなら、日常の記録の付け方に問題があります。

手順書は、実際にその通りにやってみて直してください。 書いた人しか実行できない手順書は、引き継ぎの役に立ちません。

自社でやる範囲を広げる

棚卸しを外に頼んだ会社も、少しずつ自社でやる範囲を広げられます。難しい順ではなく、頼りやすい順に外していきます。

段階	自社でやること	まだ頼んでよいこと
1	書き出し（3章の表を埋める）と、数える（4章）	進行・粒度の判断・着手順の設計
2	＋ 指差し会の進行（5章）と、ムダの分類（6章）	着手順の設計・打ち手の選定
3	＋ 着手順の採点（7章）と、打ち手の選択（8章）	道具を入れる判断・見積の評価
4	全部。外に頼むのは、判断に迷ったときの相談だけ	—

この表は、いま自社がどの段階にいるかを判定するためではなく、次にどこを取りに行くかを決めるために使ってください。段階は年単位で上がるものなので、毎年1つずつ内側に取り込めば十分です。4段階を早く登り切ることに価値はありません。段階2で止まったまま5年続いている会社のほうが、段階4に一度到達して2年で止まった会社より、結果として多くの業務を改善しています。

段階1から始めてください。 書き出しと数えることは、自社の人にしかできない仕事です（実データに触れるのは自社だけ）。逆に、進行役と粒度の判断は、外の人のほうが得意です。身内だと「この行は◯◯さんの仕事だから」と忖度が入ります。

段階を上げるか、いまの段階で続けるかで迷ったときは、続ける側に倒してください。判断の材料は、月次30分が自社だけで3か月続いたかどうかです。続いていないうちに範囲を広げると、広げた分がそのまま負担になり、月次そのものが飛びます。月次が飛べば、段階は上がるどころか0に戻ります。守るべき順番は、範囲を広げることではなく、回り続けることのほうです。

なお、システムを導入した後の「そのシステムを直し続ける体制」は、この本の範囲外です。kintoneの教科書 15章に、作ったものを運用し内製化する4段階があります。この章は、道具を持たない会社でも回る形に限定しています。

外に頼み続ける条件／終える条件

続けてよい条件	終えてよい条件
毎回、自社では出せない判断（優先順位・見積の妥当性）が返ってくる	相手の提案が、自社で考えた内容と毎回同じになった
自社の担当が、やり方を覚えつつある	報告を受けるだけの月が3か月続いた
月次の場が、頼んでいるから開けている	自社だけで月次30分が回った月が3回続いた

3つ目の「頼んでいるから開けている」は、正当な理由です。 外の人との約束があるから月次が飛ばない、というのは実際によくあり、それ自体に価値があります。ただし、そう自覚したうえで払ってください。

当社の場合、改善の実行支援は月5万円〜（業務の棚卸し・税別）、年1回の計画見直しは20万円〜（DX推進の計画づくり・税別）です。月次が自社で回っているなら、年1回だけ頼む形で十分です。

よくある間違いを5つ

「台帳の持ち主を部門名で決める」 ——半年後に誰も開いていません。直し方：氏名で1人。副を1人。

「全業務を毎月見直そうとする」 ——時間が取れず、3か月で消滅します。直し方：月次は走っている改善（最大2本）だけ。表の更新は四半期。

「改善が終わった業務の行を直さない」 ——表が実態とずれ、次の棚卸しで「この表は使えない」と言われます。直し方：四半期に、改善した行だけを実態に書き換える。

「消えた業務の行を削除する」 ——いつ・なぜやめたかが分からなくなり、監査・引き継ぎで困ります。直し方：終了日を入れて残す。

「2周目を、1周目と同じ流れでやる」 ——同じ流れの改善は月次で回せます。年1回の見直しで選ぶ意味がありません。直し方：まだ見ていない流れを選ぶ（2章に戻る）。

この本の使い方

12章を通しで読む必要はありません。自社が今いる場所の章から読み、その章の点検リストに○×を付けてください。 全12章に12本・142項目の点検リストが入っています。

区分	今いる場所	読む章	手元に残る点検リスト（項目数）
構える	やるかどうか、どこを対象にするかを決める	1・2章	始める前の判断12／対象の切り方12（計24）
出す	業務を書き出し、数え、確かめる	3・4・5章	書き出しの粒度12／数え方12／フローと指差し会12（計36）
選ぶ	ムダを拾い、順番を決め、打ち手を選ぶ	6・7・8・9章	ムダの見つけ方14／着手順の決定12／打ち手の選び方12／道具を入れる前12（計50）
続ける	現場を巻き込み、効果を測り、体制にする	10・11・12章	現場の巻き込み10／効果の測り方12／続ける体制10（計32）

この区分は、時間の順ではなく原因の順です。 着手順が決まらないなら7章ではなく4章（数えていない）に、数えられないなら4章ではなく3章（粒度がそろっていない）に、粒度がそろわないなら3章ではなく2章（部門で切った）に原因があります。後ろの章で詰まったら、前の区分に戻ってください。

読み方は3通りあります。通しで読む（これから棚卸しを始める場合）、点検リストだけ印刷して付ける（すでに業務一覧表がある会社の健康診断）、9章だけ読む（すでに道具を入れると決まっていて、見積を取る直前の場合）。

判断に迷ったときは、この本の骨になっている3つの原則に戻ってください。

1. 数える前に順番を決めない。 実感で決めた着手順は必ず外れます。使うのは頻度・件数・人数・やり直しの回数であって、自己申告の作業時間ではありません（3・4・7章）
2. 道具は6番目。 やめる・減らす・まとめる・順番を変える・人を変える——この5つを通した記録が無いまま道具を入れると、いまのムダをそのまま電子化することになります（8・9章）
3. 名前と日付が書いていないものは動きません。 決める人・書く人・数える人・答える人・台帳の持ち主。この本の必須項目の多くは「氏名が書いてあるか」「日付が入っているか」です（全章）

更新の約束

• 正本はこのフォルダのMarkdownです。 ホワイトペーパー（PDF）・スライド・音声・動画は、すべてここから作ります。内容が食い違ったら、こちらが正しいと考えてください
• 出典のない統計・相場は書きません。 「◯%の企業が」「一般的に◯割の時間が」は、この本に1つもありません。判断に使う数字は、すべて自社で数えたものです（4章）
• 製品名・ツールの手順は書きません。 それがこの本の存在理由です。道具の話が必要になった時点で、kintoneの教科書・サイト制作の教科書・AI活用の教科書へリンクで譲っています。同じ表を2冊に書きません
• 当社の決めごとは、そう明記して理由を添えています。 ムダを4種類に絞ること（6章）、選択肢を6つにすること（8章）、90日・効果8点・難易度7点の境目（7章）、同時に2本まで（7章）——これらは絶対の正解ではなく、中小企業が2週間で回せる形に当社が寄せた結果です
• 料金は時点を明記します。 本書の記載は2026年9月時点で、すべて税別です。最新は各サービスページ（業務の棚卸し／業務効率化／DX推進の計画づくり／見積のセカンドオピニオン）が正です
• 内容を直したときは、該当する章を直し、更新履歴に残します

相談したいとき

• 自分で点検したい — 1章（始める前の判断12項目）と6章（ムダの見つけ方14項目）は、表と鉛筆だけで今日できます
• 1部門だけ試したい — 業務の棚卸し。初回相談と1部門の棚卸しは無料です（1部門は従業員10名程度まで）。全社（3部門以上）は30万円〜、改善計画の作成まで含めて50万円〜
• 順番を決めて、12ヶ月の計画にしたい — DX推進の計画づくり。初回相談と現状の整理は無料、計画づくりは50万円〜。計画を書いた人間がそのまま実行を担当します
• 1業務だけ、実際に形にしてみたい — 業務効率化。初回相談・棚卸し・構築（1業務）は無料で、使うと決めてから月5万円〜です
• 他社の見積が妥当か見てほしい — 見積のセカンドオピニオン。1社分5万円〜、3社比較10万円〜（すべて税別）

この本の点検リストに×が付いた項目を持ってきていただくのが、いちばん早い相談のしかたです。 どこが×かが分かっていれば、話は「何をやるか」ではなく「何から直すか」から始められます。

そして、×が1つも無い会社に、当社から売るものはありません。 そのときは、この本を社内の手順書としてそのまま使ってください。棚卸しは、外から買うものではなく、自社で毎年回すものです。