kintoneの運用・定着と内製化

kintoneが使われなくなる理由は、機能でも研修でもなく、「直す人が決まっていない」です。 使い始めれば必ず「項目が1つ足りない」「一覧の並びを変えたい」が出ます。そのとき直せる人が社内にいなければ、現場は待つのをやめてExcelに戻ります。 この章は、直す人・直し方・止まったことに気づく方法を決め、そこから内製化まで登るための章です。作る前に読んでも遅くありません。

この章で分かること

• 使われなくなる5つの原因と、直す人の決め方（なぜ1人ではいけないか）
• 変更の手順と、戻せる変更・戻せない変更の見分け方。止まったアプリに気づく方法
• 研修・引き継ぎで何を渡せば自走するか。内製化の4段階と、内製化しなくてよい領域

使われなくなる5つの原因

原因	現場で起きること	効く手
直す人がいない	要望が宙に浮き、3か月で諦められる	主担当・副担当を決め、時間を確保する
入力が増えるだけで、返ってこない	「入れても誰も見ていない」	毎朝見る一覧を1つ作り、会議で使う（8章）
入力が重い	必須項目が多く、現場が後回しにする	常時の必須は10個以内。例外は備考で吸収（5章）
二重入力が残った	Excelもkintoneも書く羽目になる	片方を必ず止める。並行運用の終了日を先に決める（11章）
止まったことに誰も気づかない	半年後に「あのアプリ、誰も使ってない」	月1回、入力件数を見る

とくに4番目は致命的で、Excelを止めないまま始めた業務は、ほぼ確実に元に戻ります。 並行運用は1か月までにし、終了日を最初に周知してください。

直す人を決める

1人にしない

いちばんやってはいけないのが、詳しい人が1人だけいる状態です。その人が休んだ日、異動した月、辞めた週に、全部止まります。

決めるのは3つの役割です。兼任で構いませんが、名前を書いて周知します。

役割	やること	人数
主担当	項目の追加、一覧・グラフの変更、現場からの相談の受け口	1人
副担当	主担当が不在のときに同じことをする	1人以上
業務のオーナー	「その変更をしてよいか」を決める（部署長でよい）	1人

アプリ管理権限は必ず2人以上に渡します（10章）。逆に、全員に渡すと項目が勝手に消えるので、そこは絞ります。

時間を業務として確保する

「余裕があるときにやってね」は、確保していないのと同じです。月2時間でよいので、上長が業務として認めた時間を置いてください。実務では、月1回30分の定例（要望を見て、直すものを決める）＋作業1時間半で回ります。この形にすると要望が溜まっても「次の定例で見る」と言えるので、主担当が断りやすくなります。

この2つ（人と時間）が、点検リストの必須項目です。 ここが×なら、他の8項目が全部○でも、そのアプリは必ず使われなくなります。

選ぶのは、情シスでなくてよい

むしろその業務をいちばん分かっている人のほうが向いています。条件は3つ——その業務を毎日やっている／Excelの関数を自分で直せる／現場から相談されやすい立場にあり、月2時間を確保できる。逆に、業務を知らない人は「何を直すべきか」を判断できず、権限だけ持っていて現場にいない人は、要望が届きません。

変更の手順を決める

要望が来るたびに場当たりで直すと、誰が何を変えたか分からないアプリになります。手順は5つで足ります。

1. 窓口に出す——スペースのスレッドか、要望受付アプリを1つ。口頭と個別のDMは受けない
2. オーナーが決める——「やる／やらない／後で」。やらないものも記録に残す
3. 戻せる変更かを見る——下の表で判断する
4. 直して、アプリを更新する——kintoneの設定変更は「アプリを更新」を押すまで現場に反映されません。 ここが最後の確認ポイント
5. 変えたことを伝える——変更した日・内容・影響のある人を、窓口と同じ場所に書く

変更	戻せるか	やり方
フィールドを足す／一覧・グラフを足す・直す	戻せる	そのまま直してよい
必須にする・外す	戻せる	既存レコードは空欄のまま残る点だけ周知
選択肢を足す・プラグインの設定を変える	戻せる	変更前の設定をメモしてから
フィールドを消す	戻せない	中のデータごと消える。CSVで書き出してから
フィールドの型を変える（作り直し）	戻せない	アプリをコピーして試す
プロセス管理を変える	戻しにくい	進行中のレコードの扱いを決めてから（9章）
JavaScriptを入れ替える	戻せる（ソースがあれば）	ソースを必ず社内に保管（13章）

kintoneには本番と別のテスト環境がありません。 戻せない変更は「アプリをコピーして、コピー側で試す」のが実務的な回避策です。データを含めずにコピーできるので、設定だけの検証ならすぐ終わります。

止まったことに気づく

定着していないアプリは、静かに止まります。 誰も報告してくれないので、こちらから見に行きます。月1回、見るのは2つだけです。

• アプリごとの直近30日の入力件数
• 想定していた件数との差

件数の少ない順に見ます。0件なら、止まっているのではなく「そもそも要らなかった」可能性も考えてください。使われていないアプリを残しておくと、引き継ぎのときに全部が重荷になります。要らないものは、CSVで書き出してから消します。

件数だけでは分からないことは、現場に1つだけ聞きます。「これ、いま何が面倒ですか」。 「使ってますか」と聞くと「使ってます」としか返ってきません。

あわせて、壊れ方が静かなものを年1回だけ確かめます。JavaScriptカスタマイズ（画面の刷新で無言で止まる）、モバイルでの入力チェック、外部連携のWebhook（受け側が落ちていても気づかない）。いずれも13章の点検項目です。

研修のやり方

研修で身につくかどうかは、題材で9割決まります。

当社は島根県海士町で、電子決裁と定期健診管理を構築し、職員と島留学生への研修を行いました（14章）。そこで効いたやり方を、そのまま書きます。

題材は「本人が毎週やっている面倒な作業」にする。 研修用の架空の課題では残りません。Excelの転記、紙の集計、毎月同じ表を作る作業。本人が「これが面倒だ」と言ったものを題材にすると、研修が終わったあとも自分で触り続けます。ここが分かれ目です。

1回で教えることを3つに絞る。 アプリとレコードの関係（1レコードが何を表すか）／フィールドの型（文字列・数値・日付・ドロップダウン）／一覧の絞り込みと並び替え。権限もプロセス管理もルックアップも、初回では教えません。 詰め込むと手が止まります。必要になったときに教えるほうが、はるかに速く覚えます。

その週のうちに実務で使わせる。 翌週まで寝かせると忘れます。本番のデータを入れてもらうと必ず不便が出ます。「この項目が足りない」「並び順を変えたい」。この不便が、次に教える内容そのものです。直したいという動機があるときにだけ、人は新しい機能を覚えます。

人数は1回4名程度まで。 それ以上だと、手が止まった人に気づけません。頻度は週1回よりも、2週間に1回×数回のほうが、間に実務が挟まって定着します。1単位は3か月で見ます（当社が自治体向けに行っている職員研修も、この3か月・4名までを1単位にしています）。段階3（作れる）まで行くのに必要な期間と一致するので、そこで区切るのがいちばん無駄がありません。

自分の業務が作れたら、残りは2段あります。他の人から要望を聞いて作らせる——ここで初めて業務設計の訓練が入ります。自分の業務は聞かなくても分かってしまうので、他人のために作って初めて「何を聞けばいいか」が問題になります。そして教える側に回らせる。 教えると定着します。ここまで来れば自走で、これが段階4です。

引き継ぎに残す5つ

担当者が代わる前提で、5つだけ残します。作った会社が持っている状態は、引き継ぎとは言いません。

残すもの	中身	更新のタイミング
アプリ一覧	アプリ名・用途・管理者・使う部署・作った日	アプリを作ったとき
項目一覧	フィールド名・フィールドコード・型・必須・選択肢	項目を変えたとき
プラグイン一覧	入れているプラグインと、その設定内容	設定を変えたとき
JavaScriptの置き場所	ソースの保管場所・誰が書いたか・何をしているか	入れ替えたとき
外部連携の一覧	APIトークン（どのアプリの・どの権限の）・Webhook・連携先・用途	作ったとき

置き場所は1か所にまとめます。 担当者のPCの中ではなく、kintoneのスペースにファイルとして置くか、共有フォルダに固定します。外部の会社に作ってもらった場合は、この5つが納品物に入っているかを契約前に確認してください（3章の見積チェック）。

内製化は、定着のあとに来る

定着ができていないうちに内製化を目指すと、作れる人は育ったのに、作ったものが使われないという状態になります。順番があります。

段階	できること	到達の目安	次へ進んでよい判断
1. 使える	登録・検索・一覧の絞り込み	1日	3か月、入力件数が落ちていない
2. 直せる	フィールドの追加、一覧の設定、グラフ作成	2週間	外注の依頼が月0〜1件になった
3. 作れる	業務を聞いて新しいアプリを設計・構築	2〜3ヶ月	2業務目を自分たちで立ち上げられた
4. 教えられる	他の人に作り方を教える	3ヶ月〜	—

多くの会社が1で止まります。そして1と2のあいだが、いちばん脱落します。 越えるために必要なのは技術ではなく、権限（アプリを作れないと練習もできない）と時間（研修枠ではなく、業務時間中に実際の業務でやる）、そして詰まったときにすぐ聞ける相手です。3つめだけは、外部の人が入る意味があります。

段階2に上がるのは2週間です。項目の追加や一覧の変更を毎回外注していると、1件2万円でも年10件で20万円かかり、そのうえ依頼して待つ時間が発生します。ここに投資しない理由がありません。

全部を内製化する必要はありません。JavaScriptカスタマイズ（保守できる人を社内に抱えることになる）、外部システム連携（相手側の仕様変更に追随し続ける）、大量データの移行（一度きりの作業で習得が引き合わない）、権限設計の初期構築（間違えると後で直しにくい）——この4つは、外に置いたほうが結果的に安く済みます。標準機能の範囲は社内、それを超える部分は外部。 この線引きが現実的です。

進めると「野良アプリが増える」という懸念が必ず出ます。禁止ではなく統制で対応します。作れる人（承認制）・命名規則（部署名_業務名）・個人情報を扱う場合は事前申請・年1回の棚卸し、この4つを先に決めておけば足ります。

AIで作れる時代に、社内に残す技能

AIを使えば、フィールド構成の案出しもJavaScriptの生成も速くなります。短縮されないのはテストと判断です（13章）。だから社内に残すべき技能は、コードを書く力ではありません。

①「この業務はkintoneに入る形か」を見分ける力（1章）、②1レコードが何かを1文で言える力（5章）、③直すか直さないかを決める力（この章の「オーナー」）。この3つは、AIが代わりにやってくれない部分で、しかも社内の人にしか持てません。

よくある間違いを5つ

1. 作ってから「誰が直すか」を考える——納品の日に決めようとすると、押し付け合いになって決まりません。 → 直し方：構築を始める前に、主担当・副担当・オーナーを名前で決めます。 3章の発注チェックにも「作ったものを自社で直せる状態で渡されるか」が入っているのは、このためです。

2. 権限を渡さずに「自分たちで直して」と言う——アプリ管理権限がなければ、練習も改修もできません。 → 直し方：まず権限を渡し、ルールで統制します。 作れる人を承認制にし、命名規則と年1回の棚卸しを決めれば、野良アプリは増えません。

3. Excelを止めずに並行運用を続ける——「慣れるまで両方で」が半年続くと、必ずExcelが残ります。 → 直し方：並行運用の終了日を最初に決めて周知します（11章）。長くて1か月。止める日に、Excelのファイルを読み取り専用にするところまでやります。

4. 月1回の点検をやらない——入力が止まっても誰も報告しないので、気づくのは半年後です。 → 直し方：定例30分を固定し、直近30日の入力件数を見ます。 件数の少ない順に、現場へ「これ、いま何が面倒ですか」と1つだけ聞きます。

5. 引き継ぎ資料を作った会社だけが持っている——契約が切れた瞬間、社内に何も残りません。 → 直し方：5つ（アプリ一覧・項目一覧・プラグイン・JSの置き場所・外部連携）を自社の1か所に置きます。 納品物に入っているかは、契約前に確認します。

費用について

定着のための機能に、追加費用はかかりません。要望の窓口はスペースのスレッドかアプリ1つ、入力件数の確認は一覧の絞り込み、設定書はアプリの設定から書き出せます。かかるのは人の時間（月2時間）だけです。

当社は構築だけして引き上げる形にしていません。1業務1アプリまで、構築は最大1か月0円。 使うと決めていただいた場合だけ、月5万円から（最低12ヶ月）で、改善の作業・質問対応・月1回の定例を続けます。この定例が、この章に書いた「月1回、要望を見て直すものを決める」場そのものです。

kintoneのライセンス料はスタンダードコース 1ユーザー月1,800円（税抜）・最小10ユーザーで、サイボウズ社とのご契約です。使っている無料プラグイン23本はMITライセンスで、外部のサーバーと通信しません。当社との契約が終わっても、そのまま使い続けられます。

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この本の使い方

15章を通しで読む必要はありません。自社が今いる場所の章から読み、その章の点検リストに○×を付けてください。 全15章に16本・158項目の点検リストが入っています。

今いる場所	読む章	手元に残る点検リスト
入れるかどうかを決める	1〜3章	向き不向き10／費用8／見積書10・選定8
どこから始めるかを決める	4章	点数表6項目＋最初の1業務8
作る	5〜9章	アプリ設計12／つなぎ方10／入力の守り方12／見える化10／流れ10
渡す・移す・足す	10〜12章	権限10／移行12／プラグイン10
広げる	13〜14章	カスタマイズ着手前10／業種の型8
続ける	15章	運用と自走10

読み方は3通りあります。通しで読む（初めての導入を自分で設計する場合）、点検リストだけ先に印刷して付ける（すでに動いているkintoneの健康診断）、発注前に3章と13章だけ読む（外注する場合。見積書と保守の約束を見る2章分です）。

判断に迷ったときは、この本の骨になっている3つの原則に戻ってください。

1. 1業務・1部署から始める。 全社の合意を取っているあいだに、最初の熱が冷めます（4章）
2. 直しにくい決定から先に決める。 1レコード＝何か、キー、型、サブテーブルか別アプリか。それ以外は後から直せます（5章）
3. 作る前に、直す人を決める。 ここが決まっていない構築は、品質に関係なく使われなくなります（この章）

更新の約束

• 正本はこのフォルダのMarkdownです。 ホワイトペーパー（PDF）・スライド・音声・動画は、すべてここから作ります。内容が食い違ったら、こちらが正しいと考えてください
• 出典のない数字は書きません。 料金と仕様は時点を明記しています（本書の記載は2026年9月時点。kintoneの料金はサイボウズの料金ページ、当社の料金は当社のページが最新です）
• 実物にない機能は書きません。 本書の実例は、当社が実際に作った見本3業種18アプリの定義、無料プラグイン23本（いずれも0.1.0・PC画面のみ）、そして海士町での構築と研修から引いています
• kintoneの仕様変更、プラグインの追加・更新、料金の改定があったときは、該当する章を直し、更新履歴に残します

相談したいとき

• 実物を見たい — 不動産・建設・製造 の見本を、画面のまま公開しています
• 設定だけで解決したい — 無料プラグイン23本。無料・MITライセンス・会員登録不要・外部と通信しません
• 作ってほしい／今のkintoneを見てほしい — kintone導入支援。1業務1アプリまで、構築は最大1か月0円です。動くものを見てから決めてください

この本の点検リストに×が付いた項目を持ってきていただくのが、いちばん早い相談のしかたです。 どこが×かが分かっていれば、話は「何を作るか」ではなく「何から直すか」から始められます。