業務改善の効果測定｜何を数えるか

効果は、着手前に数字を取っていなければ、永久に言えません。 改善が終わった後で「どれくらい良くなりましたか」と聞かれ、「だいぶ楽になりました」としか答えられない会社は、次の予算が取れません。取れないから2本目が始まらず、棚卸しは1回きりの行事になります。 この章は、着手前に5つの数字を押さえ、90日後に同じ物差しで比べ、6行で報告するための章です。

この章で分かること

• 着手前に取る5つの数字と、取り忘れたときの代替手段
• 比べ方の3つの約束（同じ定義・同じ長さ・同じ季節）と、報告6行の形
• 効果が出ないときの3つの原因と、金額に換算してよい場合・いけない場合

着手前に数字を取る（これが全部）

この章で守ることは1つだけです。打ち手を実行する前に、対象業務の数字を記録する。

いつ	やること
打ち手の実行日の前	5つの数字を、日付付きで記録する
実行日	変えた内容と日付を記録する
90日後（7章で決めた判定日）	同じ5つを同じ方法で取り、並べる

取り忘れたら、後からは取れません。 「先月までどうだったか」を後から思い出して書いた数字は、必ず改善後の結果に都合よく寄ります。

どうしても取り忘れた場合の代替は2つです。①システム・メールなどに残っている記録から遡って数える（4章の実データ）、②「着手前の数字が無いため効果は測れない」と正直に書く。 2つ目は敗北に見えますが、推測の数字で報告するより害がありません。

取るのは5つ

4章で数えた4つに、待ち日数を足した5つです。新しい物差しを持ち込まないでください。 着手順を決めたときと同じ物差しで比べるから、比較が成立します。

#	数字	取り方	例
1	件数・頻度	実データから月あたりの件数	受注入力 月160件
2	触る人数	その業務に関わる人の数	3人
3	年間の手数	回数 × 1回の手数（4章）	転記 9,600項目/年
4	やり直しの回数	差し戻し・訂正・作り直しの件数	月8件
5	待ち日数	受付から着手まで／申請から承認までの日数	平均2.0日

5番の待ち日数は、改善の効果が最も早く表れる数字です。 手数が減るより先に、滞留が減ります。1〜3が動く前に5が動いていれば、改善は効いています。

数字の精度は、4章と同じ扱いでよい（概数・期間の明記・丸め方）。着手前と着手後で、同じ雑さでそろえることのほうが、精度より大事です。

比べ方の3つの約束

約束	中身	破るとどうなるか
同じ定義	「1件」の数え方を変えない	数え方を変えると、増減が改善なのか定義の変更なのか分からなくなる
同じ長さ	30日と30日、1か月と1か月で比べる	期間が違うと、比較そのものが無効
同じ季節	繁忙期と閑散期を比べない	繁忙期の後に改善すると、何もしなくても数字が下がる

3番目が最も多い事故です。 繁忙期に着手して、閑散期に判定すると、改善が効いたように見えます。逆に、閑散期に着手して繁忙期に判定すると、効いていても数字は悪化します。

季節性が強い業務では、前年同月と比べるのが正解です。前年同月のデータが無い場合は、「前後比較に季節の影響が含まれる」と報告に1行書いてください。

時間削減で報告しない

4章で「時間ではなく手数で言う」と決めました。報告でも同じです。

書かない	代わりに書く
月20時間の削減	転記 9,600項目/年 → 0
業務負荷が軽減	やり直し 月8件 → 月2件
効率が向上	受付から着手まで 平均2.0日 → 0.5日
生産性が◯%向上	1人あたりの処理件数 月53件 → 月80件

「月20時間の削減」と書くと、必ず「その20時間は何に使われたのか」と聞かれます。 答えられないと、効果そのものが疑われます。浮いた時間は他の仕事に吸われるので、追跡できません。

一方、「年9,600項目の転記が0になった」は、反論のしようがない事実です。 誰が何に時間を使ったかとは無関係に成立します。

報告は6行

判定日に、次の6行を書きます。1ページでもなく、6行です。

行	書くこと	記入例
1	対象	業務07（受注内容を販売管理に登録する）・打ち手M-03
2	前	転記9,600項目/年・やり直し月8件・待ち2.0日（2026-10 時点）
3	後	転記0・やり直し月3件・待ち0.5日（2027-01 時点・30日間）
4	差	転記 -9,600項目／やり直し -5件／待ち -1.5日
5	原因	倉庫に閲覧権限を出し、Excelへの入力を12/1で停止したため
6	次の一手	やり直しの残り3件は品番の表記ゆれ。次はここを対象にする

5行目（原因）を必ず書いてください。 数字が動いた理由を書いていない報告は、次に同じことをすればまた効くのかが分かりません。 効果の再現性は、原因の記録からしか生まれません。

6行目があると、報告が「終わりました」ではなく「次はここです」になります。12章の月次で、そのまま次の1本になります。

効果が出ないときの3つの原因

判定日に数字が動いていないとき、原因はほぼ3つです。打ち手が間違っていたと結論する前に、この3つを確認してください。

原因	症状	確認の仕方	手当て
使われていない	新しいやり方を一部の人しか使っていない	実際の入力件数を数える。全体の何割か	10章に戻る（3つの反対のどれか）
並行運用が残っている	旧の入れ物にもまだ入力されている	旧への入力件数が0かを見る	終了日を決めて止める（8章）
元の業務が消えていない	新しい作業が増えただけ	改善カードの5欄（やめること）が実行されたか	止めると決めたものを止める

2番目と3番目が圧倒的に多い原因です。 新しいやり方を始めることは全員が覚えていますが、古いやり方を止めることは誰も覚えていません。 だから8章の改善カードに「やめること・止める日」の欄があります。

1番目の場合、使っていない人を責めても解決しません。 使われない理由は、たいてい10章の2番（今のやり方に理由がある）です。理由を聞いて、要件として拾い直してください。

金額に換算してよい場合・いけない場合

経営会議では、必ず金額を聞かれます。換算してよいのは、実際に支払っている金額が減る場合だけです。

換算してよい	理由
外注費・委託費が減った	請求書の金額が実際に下がる
残業代が減った	給与計算に実際に反映される（減ったことを人事で確認できる場合）
ライセンス・紙・郵送などの実費が減った	支払いが減る
遅延による違約金・値引きが減った	支出が減る

換算してはいけない	理由
浮いた時間 × 時給	その時間が他の仕事に使われた場合、支出は1円も減っていない
「人員1名分に相当」	実際に減らさないなら、費用は変わらない
将来の売上増の見込み	前提の置き方で何倍にも変わる

「浮いた時間 × 時給」を報告に書くと、一度は通りますが、次の年に「去年の◯百万円はどこに行ったのか」と必ず聞かれます。 そこで答えられないと、以後の改善提案すべての信用が落ちます。

時間が浮いたこと自体は成果です。書き方を「月◯時間分の作業が、別の業務に回せるようになった」とし、金額に換算しないでください。 回した先の業務名まで書ければ、それは立派な成果です。

悪くなったものも書く

改善すると、どこかが悪くなることがあります。隠すと、次の改善で必ず反撃されます。

よくある副作用	扱い
別の部門の作業が増えた	増えた量を数えて報告に書く。全体で減っているかを見る
一時的にミスが増えた	移行期のものか、定着後も続くかを分けて見る
例外の処理が重くなった	例外の件数と処理時間を数える（8割の道を軽くした代償として妥当か）

「全体で減っているか」が判断基準です。 自部門の手数だけが減り、隣の部門で同じだけ増えているなら、それは改善ではなく移動です。2章で「流れで切る」と決めたのは、この移動を見抜くためです。

数字を取り続ける必要はない

効果の測定は、判定日で終わりにしてください。 毎月ずっと測り続ける必要はありません。

測る	測らない
着手前（1回）	毎月の定点観測
判定日（90日後・1回）	改善の全項目を継続監視
次の1本の着手前（1回）	—

測定を業務にすると、測定そのものが新しいムダになります。定期的に見るのは、12章で決める月次の30分だけで十分です。

なお、Webサイト・広告からの問い合わせ件数のように、Web側で自動的に取れる数字は、この本の範囲外です。取り方は計測設計の教科書に譲ります。

よくある間違いを5つ

「着手前の数字を取らずに始める」 ——後から推測で書いた数字は、必ず都合よく寄ります。直し方：実行日の前に5つを日付付きで記録する。取り忘れたら「測れない」と正直に書く。

「月◯時間削減と報告する」 ——「その時間はどこへ行ったのか」に答えられず、効果ごと疑われます。直し方：手数・件数・やり直し・待ち日数で書く。

「繁忙期と閑散期を比べる」 ——何もしなくても数字が動きます。直し方：同じ季節、できれば前年同月と比べる。無理なら影響を1行書く。

「効果が出ない＝打ち手が間違い、と結論する」 ——実際は「古いやり方が止まっていない」ことがほとんどです。直し方：使われているか・並行運用が残っていないか・元の業務が消えたかの3つを先に確認する。

「浮いた時間を金額に換算する」 ——支出は減っていないので、翌年に必ず追及されます。直し方：実際に減る支出だけを金額にし、時間は「別の業務に回せた」と書く。

この章の出口

この章を終えたとき、手元にあるべきものは3つです。

1. 着手前の数字（5つ・日付付き）
2. 判定日の報告6行（対象・前・後・差・原因・次の一手）
3. 副作用の記録（悪くなったものがあれば、量とともに）

1本目が終わり、数字で語れる結果が残りました。ここで止まる会社と、続く会社が分かれます。 業務一覧表は作った日から古くなり、担当は替わり、1年たてば別の流れが詰まってきます。最後の章は、この棚卸しを1回きりの行事にしないための章です。

次の章へ：12章 業務改善を続ける体制の作り方