業務のムダの見つけ方｜転記・二重管理

事務のムダは4種類だけ探します。転記・確認待ち・探す時間・二重管理。 種類を絞るのは、絞らないと見つからないからです。「ムダを探してください」と言われて出てくるのは、たいてい「会議が多い」「人が足りない」で、どちらも表の行になりません。 この章は、4種類を表と図から機械的に拾い、年間の手数で並べ、残すべきムダと消せるムダを分けるための章です。

この章で分かること

• 事務のムダを4種類に絞る理由と、それぞれを表・図のどこから拾うか
• ムダの原因は人ではなく「つなぎ目」にあること（原因の特定の仕方）
• 消してはいけないムダ（法令・検査・金銭の二重チェック）の見分け方

探すのは4種類だけ

製造現場のムダの分類（運搬・在庫・手待ちなど）は、事務にそのまま当てはめると拾いにくくなります。当社の決めごととして、事務の棚卸しでは次の4種類だけを探します。

種類を絞ることが、なぜ探しやすさにつながるのか。理由は、事務のムダが目に見えないからです。工場なら、床に積み上がった仕掛品や、人が歩いている距離が目に入ります。事務では、同じ数字を2か所に打ち込んでいる人も、返事を待っている書類も、外から見れば「仕事をしている」としか見えません。見えないものを「探してください」と言われても、探しようがありません。

そこで、探す代わりに「照合する」形にします。4つの種類は、どれも3章の表か5章の図の特定の場所と結びついています。表の11列を見れば転記が拾え、8列を見れば二重管理が拾えます。探すのではなく、決まった列を上から見ていくだけの作業に変わります。だから、拾う人の経験や勘に左右されません。

この章の作業が、聞き取りではなく表の読み取りであることを、先に押さえておいてください。現場に「何がムダだと思いますか」と聞く工程は、この章にはありません。聞くのは3章で終わっています。ここは、集めた材料から機械的に問題を取り出す作業です。

#	種類	定義	表・図のどこから拾うか
1	転記	同じ情報を、別の入れ物に書き写す	表の11列（転記）／図で矢印の「形」が変わる場所
2	確認待ち	次の人が着手するまでの間、返答を待つ間	図のレーンをまたぐ矢印／待ち日数／表の12列
3	探す	どこにあるか分からず、探している時間	4章で数えた「5分以上探した回数」
4	二重管理	同じ情報が2か所にあり、両方を人が維持している	表の8列（入れ物）が2つ以上の行

この表は、右端の列だけを見て作業してください。左の3列は分類の説明で、実際に手を動かすときに使うのは「表・図のどこから拾うか」です。4行それぞれについて、指定された列や場所を一度ずつ通れば、この章の拾い出しは終わります。順番はどれからでも構いません。

拾いながら分類に迷う場面が必ず出ます。たとえば「基幹に入っている数字をExcelに書き写して、そのExcelを維持し続けている」は、転記でもあり二重管理でもあります。こういうときは、両方の行として書いてください。1つに決める必要はありません。分類は、後で消し方を考えるときの手がかりであって、正解を当てる作業ではないからです。

4つに絞る理由は3つです。①表の列から機械的に拾える（探す人の腕に依存しない）、②年間の手数で量を出せる（4章）、③消し方が8章の選択肢に直結する。「会議が多い」「属人化している」も問題ですが、これらは4つのムダの結果として現れます。 原因のほうを潰してください。

1. 転記を拾う

転記は、情報の形が変わる場所で起きます。図の矢印に「何を・どの形で」を書いた（5章）のは、これを拾うためです。

形が変わる例	転記か
注文書PDF → 基幹システムに手入力	転記（1回）
基幹の受注データ → Excelの出荷予定表に手入力	転記（1回）
Excel → 印刷して倉庫の棚に置く	転記ではない（形は変わるが人が書き写していない）
現場の手書き日報 → 集計表に入力	転記（1回）
集計表 → 請求書に入力	転記（1回）

転記は連なります。 1件の情報が、入口から出口までに何回書き写されるかを数えてください。これを転記チェーンと呼びます。

転記チェーンの長さ	意味
0回	情報が1か所にあり、そのまま使われている
1回	外から来たものを1回だけ取り込んでいる（正常なことが多い）
2回以上	社内で同じ情報を作り直している。 ここが改善の本命

2回目以降の転記は、ほぼ全部が社内の都合です。 「基幹の画面が見づらいのでExcelに出している」「部門ごとに欲しい形が違う」——理由は必ずありますが、やめられる可能性が高い場所です。転記1回ごとに、打ち間違いが起きる機会と、元と写しが食い違う機会が増えます。やり直し（4章）の原因を遡ると、転記に行き着くことが多くあります。

2. 確認待ちを拾う

待ちは3つの型に分かれます。型によって消し方が違うので、分けて拾ってください。

型	中身	よくある日数の出どころ	消し方の方向（8章）
承認待ち	上長・他部門の承認を待つ	申請日時と承認日時の差	承認の要否そのものを見直す（金額の閾値を上げる）
返答待ち	相手（顧客・仕入先・他部門）の返事を待つ	メールの往復時刻	聞かなくて済む形にする。聞き方をまとめる
順番待ち	担当者の手が空くのを待つ	受付日と着手日の差	順番を変える・担当を変える・まとめてやる

承認待ちを拾うときは、「その承認で否決されたことが何回あるか」を必ず聞いてください。 直近1年で0回なら、その承認は意思決定ではなく通知です。通知なら待つ必要がありません。これは8章で最も効く問いです。

返答待ちは、回数と往復数の両方を見ます。1回聞けば済むことを3往復しているなら、聞き方（様式・タイミング）に原因があります。

待ちの量は、日数 × 件数で出します。「1件2日 × 月120件」は月240件日の滞留で、滞留そのものが「あれどうなりました？」という問い合わせを生みます。

3. 探す時間を拾う

探す作業は、本人が業務だと思っていないので、聞き取りでは出ません（3章の追加質問で拾います）。原因は3つに分かれます。

原因	症状	確認の仕方
置き場が決まっていない	同じ種類の書類が、人によって違う場所にある	「この書類は誰のどこにありますか」を3人に聞いて、答えが割れるか
名前の付け方が決まっていない	見積_最新_修正_v3_20260910.xlsx が並ぶ	共有フォルダの1階層を開いて、命名が揃っているか見る
権限が無い・聞かないと見られない	「◯◯さんに聞かないと分からない」	その人が休んだ日に業務が止まるか

3つ目は、探す時間であると同時に属人化です。人の頭の中にあるものを外に出す必要があるので、7章の難易度は高い側に寄ります。

探す作業の量に、時間の精度は求めないでください。「月に何回探しているか」だけで、十分に改善の理由になります。

4. 二重管理を拾う

二重管理は、二重入力と違います。入力が2回あることではなく、同じ情報を2か所で維持し続けている状態です。

症状	見つけ方
同じ顧客名簿が、営業と経理に別々にある	表の8列（入れ物）に、同じ情報が別の入れ物で2回出てくる
基幹に入れた内容を、Excelでも管理している	「基幹だけ見ればよいはずなのに、Excelを見ている」行がある
どちらが正しいか分からない	「どちらが正ですか」と聞いて、即答できない

最後の質問が決定的です。「どちらが正ですか」に即答できない情報は、必ず食い違っています。 食い違えば、確認の往復（ムダ2）と、やり直し（4章）が発生します。

二重管理を拾ったら、必ず「正の台帳はどれか」を1つ決めてください。 これは道具を入れなくても、今日決められます。決めるだけで、確認の往復が減ります。

ムダの棚卸し表（ひな形）

4種類を拾ったら、次の7列にまとめます。業務一覧表とは別の表にしてください（1つの業務に複数のムダがぶら下がるため）。

#	列名	書くこと	記入例
1	番号	通し番号	M-03
2	該当する業務行	一覧表の番号（複数可）	07・08
3	種類	転記／待ち／探す／二重管理	転記
4	内容	何が起きているか（1行）	基幹の受注データを、Excelの出荷予定表に手入力している
5	年間の量	回数 × 1回の手数（4章）	1,920件 × 5項目 ＝ 9,600項目
6	原因（つなぎ目）	どのつなぎ目で起きているか	倉庫が基幹を見られない（権限・端末が無い）
7	消せるか	消せる／減らせる／残す	減らせる（倉庫に閲覧権限を出せば転記は不要）

6列目の書き方が、この章で一番大事です。 次の節で説明します。

原因は人ではなく、つなぎ目にある

ムダの原因を書くとき、人の名前や能力を書かないでください。 「◯◯さんが遅い」「担当者が不慣れ」と書いた瞬間に、棚卸しは人事評価の資料になり、現場の協力が止まります（10章）。

原因は、次の5つのつなぎ目のどれかに落ちます。

つなぎ目	症状	例
人と人のあいだ	渡した形が、次の人の欲しい形と違う	注文書の様式が顧客ごとに違い、受け取る側が整えている
部門と部門のあいだ	片方の都合で決めた様式を、もう片方が直している	営業が使う項目名と、経理が使う項目名が違う
入れ物と入れ物のあいだ	システムが分かれていて、人が橋渡ししている	基幹とExcelと紙が並列で動いている
決めごとが無い場所	人によってやり方が違う	ファイル名・置き場・締切の解釈
例外の扱い	8割の道が、2割の例外に合わせて重くなっている	全件を目視確認している（例外は月に数件なのに）

この5つは、どれか1つを選ぶための選択肢として使ってください。迷ったときは、上から順に当てはめ、最初に当てはまったものを書きます。厳密にどれが本当の原因かを突き止める必要はありません。目的は、原因を人から引き剥がして、手を入れられる場所に置き換えることです。

よくある踏み外し方はこうです。棚卸しの担当者が熱心な人で、ムダの原因欄に「担当者のシステム習熟度が低い」「前任者からの引き継ぎが不十分」と、事実として正確なことを書く。その表が部門長会議で配られる。名指しでなくても、その業務を担当しているのが誰かは全員が知っています。

すると、聞き取りへの回答が変わります。「特に困っていません」「今のやり方で問題ありません」という答えが増え、3章で拾えていたはずの隠れた作業が出てこなくなります。棚卸しそのものは完成しても、中身は実態より軽い表になり、着手した改善も的を外します。

この失敗が他と違うのは、やり直しが効かない点です。数え方を間違えたなら数え直せます。しかし、一度「この取り組みは自分たちを評価するものだ」と受け取られると、次に同じ会社で棚卸しをするときにも警戒が残ります。点検リストの10番を必須にしているのは、これが唯一、取り返しのつかない失敗だからです。

「原因がつなぎ目にある」と分かると、消し方が自動的に絞られます。 人を鍛えても、つなぎ目は変わりません。8章の選択肢（やめる・減らす・まとめる・順番を変える・人を変える・道具を入れる）は、すべてつなぎ目に手を入れる方法です。

最後の「例外の扱い」は見落とされがちです。2割の例外のために8割の作業が重くなっている業務は、どの会社にもあります。2章で「件数だけ数える」と決めた例外の数を見て、8割の道を軽くできないかを確かめてください。

消してはいけないムダ

一見ムダに見えて、消すと事故になるものがあります。ここを間違えると、棚卸しが会社に損害を出します。

残すもの	理由	扱い方
法令・契約で必要な記録・保存	なくすと違法・契約違反になる	「残す」と書き、根拠（条文名・契約書の条項）を列に足す
金銭に関する二重チェック	振込・支払・現金の確認は、1人にしない	残す。ただしチェックの方法は変えてよい（目視→照合の自動化）
安全・品質に関わる検査	事故・不良の防止	残す。回数や方法の見直しは専門部門と一緒に
人が最終判断する場所	与信・値引き・採用・クレーム対応	残す。判断に要る材料を集める作業は減らしてよい
記録を残すこと自体が目的の作業	監査・認証・トレーサビリティ	残す。二重に残しているなら1つにまとめる

この表に当てはまるかどうかで迷ったら、残す側に倒してください。判断の基準は、間違えたときにどちらが重いかです。残すべきものを消すと、事故や違反が起きます。消せるものを残しても、手数がいくらか残るだけです。損の大きさが釣り合っていません。

そのうえで、残すと決めた行を放置しないでください。7列目には「残す」と書きますが、同時に「やり方は変えられないか」を1行足しておきます。残すか消すかの2択で考えると、残した行は永久に手つかずになります。3択——消す・やり方を変える・そのまま残す——にしておくと、真ん中に落ちる行がかなりあります。

2番目が重要です。 金銭の二重チェックは残しますが、「2人が同じ画面を目視する」から「照合は機械にさせ、差異だけ人が見る」に変えるのは改善です。チェックをやめるのではなく、チェックのやり方を変える——この区別を、ムダ棚卸し表の7列目に書いてください。4番目も同じで、判断そのものは人が残しますが、判断のために資料を集めて回る作業はムダとして扱えます。

並べる：年間の手数の大きい順

ムダを拾い終えたら、5列目（年間の量）の大きい順に並べ替えます。 これが7章の入力になります。

並べ替えたとき、たいてい次のようになります。

位置	来やすいもの	理由
上位	件数の多い業務の転記	1件あたりは小さくても、件数が効く
上位	全件に対する確認・目視	2割の例外のために全件が重くなっている
上位	二重管理された台帳の維持	毎日発生し、食い違いの確認も生む
下位	月1回の大きな作業	つらいが、年12回しか発生しない
下位	1人しか関わらない作業	改善しても社内に波及しない

「つらさ」と「量」が一致しないことに注意してください。 月次決算は確かにつらいですが、年12回です。一方、1件3分の転記が月160件あれば、年1,920回です。棚卸しは、この逆転を見つけるためにやっています。

よくある間違いを5つ

「ムダを探してくださいと現場に聞く」 ——「人が足りない」「会議が多い」しか出ません。どちらも表の行にならず、改善の対象にできません。直し方：4種類を指定して探す。表の列から機械的に拾う。

「ムダの原因に人の名前を書く」 ——その瞬間に棚卸しが評価資料になり、以後の協力が止まります。直し方：原因は5つのつなぎ目のどれかに書く。人の能力を原因にしない。

「二重チェックはムダなので廃止する」 ——金銭・安全・品質の二重チェックを外すと、事故が起きたときに棚卸しの責任になります。直し方：残す／やり方を変える／消すの3択にする。消すのは、根拠を確認できたものだけ。

「つらい業務から順に並べる」 ——月1回の重い業務が上位に来て、毎日の小さな転記が下位に落ちます。効果が最も大きい改善を見逃します。直し方：年間の手数（回数 × 1回の手数）で並べる。

「例外に対応できるように全件をチェックする」 ——2割の例外のために8割の作業が重くなります。直し方：例外の件数を数える。8割の道を軽くして、例外だけ別の手順にする。

この章の出口

この章を終えたとき、手元にあるべきものは3つです。

1. ムダの棚卸し表（4種類・7列・年間の量で並べ替え済み）
2. 「残す」と決めたムダの一覧（根拠付き）
3. つなぎ目ごとの原因の整理（人ではなく、5つのつなぎ目に割り当ててある）

ムダの大きさが順番に並びました。しかし、大きい順に手を付けるのは間違いです。 一番大きいムダは、たいてい一番手強い場所にあります。効果と難易度の2軸で並べ直し、最初の1本を選ぶのが次の章です。

次の章へ：7章 業務改善の優先順位の付け方（効果×難易度）