生成AIの業務活用｜どの作業から始めるか

「時間のかかっている業務」から探すと、ほぼ失敗します。時間がかかる業務は、たいてい判断が多い業務だからです。 探すのは時間ではなく、やり直しの回数です。差し戻し・書き直し・聞き直し・入れ直しが多い場所に、AIは効きます。 この章は、自社の業務から候補を10個出し、最初の1つを決めて、着手前の数字を記録するまでの章です。

この章で分かること

• 時間で探すと失敗し、やり直しの回数で探すとうまくいく理由
• やり直しを見つける4つの入口（差し戻し・白紙・転記・同じ説明）
• 最初の1つの選び方（毎週起きる・元の事実がある・止まっても困らない）

なぜ「一番時間がかかっている業務」を選ぶと失敗するのか

棚卸しをすると、たいてい一番上に来るのは見積作成や顧客対応です。ところがこれらは、時間の大半が判断と調整でできています。 過去の類似案件を思い出す、値引きの余地を考える、相手の反応を予想する——この部分は手順として書けません。手順が書けなければ、指示も書けません（5章）。

選び方	何が起きるか
一番時間がかかる業務から	判断が多く、手順が書けない。結局「参考程度」で終わる
一番件数が多い業務から	間違いが大量に出る。確認が追いつかない
社長が一番面倒だと思う業務から	現場が使わない。社長が1人で使って終わる
やり直しが多い業務から	手順はあるのに何度も直している＝手順が言葉にできる証拠。効く

やり直しが起きている業務は、「やるべきこと自体は決まっている」業務です。 決まっているのに直しているのは、書き出す手間・抜け漏れ・書式のばらつきが原因です。ここはAIが得意な範囲です。 反対に、やり直しが起きない業務（1回で通る業務）は、すでにうまく回っているので触る必要がありません。

やり直しを見つける4つの入口

過去1ヶ月を振り返って、次の4つを数えます。記憶ではなく、実物（メール・チャット・ファイルの更新履歴）を見て数えてください。

入口	探し方	見つかる業務の例
① 差し戻し	「修正してください」「これ違います」と言われたやり取りを数える	報告書、申請書、提案書、請求内容の確認
② 白紙	作り始めるまでに時間がかかっている作業を数える	提案書の構成、案内文、企画の骨子、求人票
③ 転記	あるファイルから別のファイルへ書き写している作業を数える	受注データの入力、請求書の作成、名簿の更新
④ 同じ説明	同じことを何度も口頭で説明している場面を数える	新人への手順説明、問い合わせの定型回答、社内の申請方法

4つのうち、① と ② が最も効きます。 ③（転記）は、AIより先にシステム同士をつなぐほうが確実なことが多く（当社の既存システム連携や kintone の出番です）、④は手順書を1枚書けば済む場合があります。

「AIでやるべきか」を決める前に、「そもそもこの作業は要るのか」を1回問うてください。 無くせる作業を速くしても意味がありません。ここは当社の業務の棚卸し（1部門は無料）で最初にやることでもあります。

候補を10個書き出す（3列）

探した結果は、次の3列で書き出します。10個に満たない場合は、探し方が足りません。

業務	担当	頻度
打ち合わせ議事録の作成	営業担当	月12回
問い合わせの一次返信	事務	月40件
月次報告書の作成	部門長	月1回
求人票の作成	総務	年2回

頻度は必ず数字で書いてください。 「よくある」「たまに」は判定に使えません。ここが曖昧なまま進むと、11章（効果の測り方）で何も言えなくなります。

候補を絞る4つの条件

10個の候補に、次の4つで○×を付けます。

#	条件	○の状態	×だとどうなるか
1	元になる事実があるか	音声・元データ・原本がある	出力が合っているか確かめられない（1章の問い2）
2	入力がすでに電子になっているか	ファイル・メール・システムの中にある	先に電子化の作業が要る。そちらが本題
3	間違っても業務が止まらないか	止まらない。直せる	最初の1つには選ばない
4	毎週以上、起きているか	週1回以上	効果が数字にならない。覚える前に忘れる

4つとも○のものだけが、最初の1つの候補です。 3つ以下しか○が付かない業務は、2つ目・3つ目に回します。

この条件で絞ると、多くの会社で最初に残るのは議事録の作成です。元の音声という事実があり（条件1）、録音はすでに電子で（条件2）、間違っていても業務は止まらず（条件3）、毎週起きます（条件4）。当社が受託先に最初に勧めるのもこれです。 手順そのものは記事にまとめてあります（AIで業務自動化｜中小企業が今すぐ始められる5つのこと）。この章で決めるのは、どれを選ぶかまでです。

最初の1つは「効果が大きいもの」ではなく「回り切るもの」

最初の1業務は、成果を出すためではなく、社内に確認の癖を作るために選びます。だから、効果の大きさより「最後まで回り切るか」を優先します。

最初の1つに向く	最初の1つに向かない
毎週起きる	月1回・年1回
担当者が1人〜2人	部署をまたぐ
出来上がりの良し悪しが見て分かる	良し悪しが専門知識に依存する
間違っても、その場で直せる	外に出たら取り消せない
担当者本人が「やってみたい」と言っている	上からの指示だけ

最後の行が効きます。実際にその業務をしている人が「やる」と言っていない業務は、選ばないでください。 導入が止まる原因のほとんどは、性能ではなく、使う人が置き去りになっていることです。

着手前に測る（これをやらないと、後で何も言えなくなる）

選んだら、手を付ける前に次の3つを記録します。1週間分で構いません。

測るもの	測り方	なぜ要るか
所要時間	1件あたり何分かかっているか。着手から完成まで	11章で比べる基準になる
やり直しの回数	直近1ヶ月の差し戻し・書き直しの件数	本当に減ったかを見る
確認にかかる時間	出来上がりを誰かが見る時間	AI導入後はここが増える。 含めないと効果を過大評価する

3つ目を必ず入れてください。AIを入れると、作る時間は減り、確認の時間は増えます。 合計で減っていなければ効果はありません。着手前の確認時間を測っていないと、この比較ができません。

当社の決めごと：着手前の数字が無い業務は、効果を語らない。 理由は、測っていない効果は「便利になった気がする」で終わり、次の投資判断ができないためです。

2つ目以降の選び方（最初の1つが回ってから）

最初の1業務が1ヶ月回ったら、2つ目に進みます。同時に2つ始めないでください。 どちらが効いたのか分からなくなり、うまくいかなかったときの原因も特定できません。

2つ目の選び方	理由
1つ目と同じ担当者の、別の業務	確認の勘が付いている人が回すので、立ち上がりが速い
1つ目と材料が同じ業務	指示文の材料の指定を使い回せる（5章）
1つ目で出た「ついでに効きそう」な業務	現場から出てきた候補は、使われる確率が高い

逆に、2つ目を別の部署に広げるのは3つ目以降にしてください。部署をまたぐと、材料の置き場所も、確認する人も、判断の基準も別になります。1つ目の型がそのまま使えないので、実質「もう一度1つ目をやる」ことになります。

社内に広げる順番そのものは9章で扱います。ここでは、1つずつ・同じ担当者からとだけ覚えてください。

やめる条件を先に書く

始める前に、「どうなったらやめるか」を1行決めます。後から決めると、投じた手間が惜しくなって止められません。

やめる条件の例
1ヶ月使って、確認まで含めた合計時間が減っていなければ元に戻す
担当者が週1回も使わなければ、業務の選定からやり直す
同じ種類の間違いが3回出たら、指示文を直す。直しても出るなら段階を下げる（1章）

やめるのは失敗ではありません。 選んだ業務が合わなかっただけで、2つ目に移ればよいだけです。やめる条件を書いておくと、社内で「失敗した」という話になりません。

よくある間違いを5つ

「全部門から要望を集めてから決める」 ——要望は集まりますが、どれも「あったらいいな」で、担当が決まりません。集めている間に熱が冷めます。直し方：4つの条件で絞って、1つだけ決める。他部門は2つ目以降に回すと明言する。

「一番効果が大きそうな業務から始める」 ——効果が大きい業務は、たいてい部署をまたぎ、関係者が多く、判断が絡みます。回り切らずに止まります。直し方：最初の1つは「回り切るもの」を選ぶ。効果は2つ目から取りに行く。

「とりあえず全員に使ってもらって、良かったものを残す」 ——誰が何に使ったか分からず、良かったかどうかの判定もできません。直し方：業務を1つに絞り、着手前の数字を測ってから配る。

「紙の書類を読み取らせるところから始める」 ——読み取りの精度確認に手間がかかり、しかも元の紙が無くならないので、確認作業だけが増えます。直し方：すでに電子になっている入力から始める。紙は電子化の計画（別の課題）として切り出す。

「時間がどれくらい減ったか、後から思い出して書く」 ——思い出しの数字は、良くなった方向に寄ります。社内で信用されません。直し方：着手前の1週間、実測して記録する。測っていないなら、効果は「不明」と書く。

この章の出口

この章を終えたとき、手元に残っているべきものは3つです。

1. 候補10個の一覧（業務・担当・頻度）
2. 最初の1業務の名前と、担当者の氏名
3. 着手前の数字（所要時間・やり直し回数・確認時間）と、判定日、やめる条件

やることは決まりました。ただし、まだ道具を契約しないでください。 その業務のデータをAIに入れてよいのか、入れた情報がどう扱われるのかを決めていないからです。順番を間違えると、後から取り返せない事故になります。

次の章へ：3章 生成AIの社内ルール｜入れてよい情報と責任