業務改善の手段の選び方｜ツールは最後

打ち手は6つしかありません。やめる・減らす・まとめる・順番を変える・人を変える・道具を入れる。 この順番には意味があります。上ほど費用が小さく、上ほど元に戻しやすい。道具が6番目なのは、道具が悪いからではなく、1〜5を飛ばして入れた道具は、ムダをそのまま電子化してしまうからです。 この章は、6つを上から順に開き、選んだ打ち手を1枚のカードにして、判定日と戻し方まで決めるための章です。

この章で分かること

• 6つの選択肢と、上から順に試す理由（費用と可逆性）
• ムダの4種類（6章）ごとに、どの選択肢が効くかの対応表
• 打ち手を1枚にまとめる改善カード（7欄）と、判定日・戻し方の決め方

選択肢は6つ、順番が決まっている

当社の決めごととして、打ち手はこの6つに限定します。 6つに絞るのは、絞らないと議論が「もっと頑張る」「意識を変える」に流れるからです。どちらも表に書けず、翌月には消えています。

順	選択肢	中身	費用	元に戻せるか
1	やめる	その作業自体をなくす	ゼロ	戻せる（また始めればよい）
2	減らす	回数・項目・対象を減らす	ゼロ	戻せる
3	まとめる	分かれている作業・台帳・窓口を1つにする	ほぼゼロ	戻せる
4	順番を変える	やる順序・タイミング・締切を変える	ほぼゼロ	戻せる
5	人を変える	担当・分担・権限を変える	教える時間	戻せる
6	道具を入れる	設定を変える／道具を買う／作る	大きい	戻しにくい

この表は、メニューではありません。上から順に開く手順です。1で解決するなら2は開かず、2で解決するなら3は開きません。6つを並べて「どれが一番よさそうか」と選ぶ使い方をすると、この章の意味が消えます。並べて選べば、必ず6が選ばれるからです。

なぜ必ず6が選ばれるのか。右の2列を見てください。費用と可逆性は、上に行くほど有利です。ところが、会議の場で評価されるのは別の軸です。1の「やめる」は、提案した人が「それをやめて問題ないと誰が保証するのか」と問われます。6の「道具を入れる」は、誰も責任を問われません。予算を使うことは、会社の中では正当な行為だからです。

つまり、順番を決めておかないと、費用と可逆性で最も不利な選択肢が、社内力学によって自動的に選ばれます。この章が「6つの選択肢」ではなく「6つの順番」を主題にしているのは、そのためです。順番が先に決まっていれば、1を検討することは個人の提案ではなく、手順の一部になります。

上から順に「できない理由」を潰していきます。 1〜5で解決するなら、そこで終わりです。9章に進む必要はありません。

実務では、1〜5を検討せずに6から始めることが圧倒的に多く起きます。理由は単純で、6が一番考えなくて済むからです。「システムを入れる」は具体的に聞こえ、予算が付き、担当が決まります。一方「この確認をやめる」は、誰かが責任を取る必要があります。

たとえば、従業員60名ほどの製造業で、受注処理に時間がかかるという課題から、受注管理の仕組みを入れたとします。導入は無事に終わり、画面もきれいにできた。ところが半年後に数えてみると、担当者の手数はほとんど減っていない——これがこの形の典型です。

理由を追うと、たとえば入力項目が20項目あり、そのうち8項目は数年前に始まった集計のために足されたもので、その集計を今も見ている人は社内に誰もいない、ということがよくあります。新しい仕組みがその20項目をそのまま画面にしていれば、紙に書いていたものを画面に打ち込む形に変わっただけで、打つ回数は変わりません。

先に2（減らす）を開いていれば、8項目を削るだけで手数が4割減ります。費用はゼロ、期間は1週間ほどです。そのうえで残った作業について道具を検討すれば、入れる道具も小さく済みます。順番を守らないと、費用が増え、効果が減り、しかも「システムを入れても変わらない」という印象が社内に残ります。

楽なほうから始めた改善は、費用だけ増えて手数が減りません。

1 やめる

最初に必ず聞く質問は1つです。「これをやめたら、誰が、いつ、どう困りますか」

答え	判定
具体的に誰がどう困るか即答できる	やめられない。2（減らす）へ
「昔から決まっているので」	やめる候補。 いつ誰が決めたかを調べる
「念のため」「一応」	やめる候補。 直近1年で役に立った回数を数える
「上が見たいと言うから」	本人に見ているか聞く。見ていなければやめる

「念のため」の作業は、回数で判定できます。 直近1年でその確認によって間違いが見つかった回数が0なら、確認ではなく儀式です（ただし、金銭・安全・法令の確認は6章で「残す」に分けたはずなので、ここには残っていません）。

承認については、6章で確認した否決の回数を使います。直近1年で否決が0回の承認は、意思決定ではなく通知です。通知なら、待つ必要はありません。 事後に見える形にすれば足ります。

報告資料は、読んでいる人に直接聞いてください。 「毎週作っているこの表、見ていますか」という質問に「実は見ていない」という答えが返ってくることは珍しくありません。

2 減らす

やめられないものは、量を減らせないかを見ます。減らす対象は3つです。

減らすもの	具体例	確かめ方
回数	日次の集計を週次にする／毎回の承認を月まとめにする	その頻度が要る理由を聞く
項目	入力20項目のうち、実際に使われている12項目だけにする	各項目が、その後どこで使われているかを追う
対象	全件確認をやめ、条件に当たるものだけ確認する	例外の件数を数える（6章）

項目を減らす効果は、見た目より大きくなります。 4章の「年間の手数＝回数 × 1回の手数」で言えば、手数のほうを削るからです。年1,920件の作業で入力項目を20から12に減らせば、年38,400項目が23,040項目になります。作業の回数は1回も減っていないのに、手数は4割減ります。

項目を減らすときは、「その項目を、その後どこで使っていますか」と聞いて回ります。答えられない項目は、集めても誰も見ていません。

3 まとめる

分かれているものを1つにします。二重管理（6章）に最も効く選択肢です。

まとめる対象	やること
台帳	正の台帳を1つ決める。 もう一方は「見るだけ」にする
窓口	問い合わせの入口を1つにし、受け付けた人が振り分ける
様式	部門ごとに違う様式を1つにそろえる（項目名から）
タイミング	都度の依頼を、1日1回・決まった時刻にまとめる

「正の台帳を1つ決める」は、今日・無料でできて、効果が最も確実な打ち手です。 道具を入れなくても、「食い違ったらこちらが正しい」を決めるだけで、確認の往復（6章のムダ2）が消えます。

ただし、正の台帳を決めても、もう一方への入力をやめさせなければ意味がありません。 「正はAです。Bにはもう入れません」まで決めて、初めてまとめたことになります。

4 順番を変える

作業の中身を変えずに、順序とタイミングだけを変えます。待ち（6章のムダ2）に効きます。

変え方	例
前に出す	月末にまとめてやっていた確認を、受け付けた時点でやる
後ろに回す	全件を先に整えるのをやめ、必要になった時点で整える
並行にする	承認を待ってから準備していたものを、同時に進める
締切をずらす	他部門の締切と自部門の締切の間隔を空ける

「前に出す」が最も効きます。 入口で不備を弾けば、後工程のやり直しが丸ごと消えるからです。注文書の記載不備を受付時に見つけるのと、入力後に見つけるのとでは、やり直しの手数が何倍も違います。

5 人を変える

担当・分担・権限を変えます。人を責めることではありません。 変えるのは、誰がやるかという配置です。

変え方	例	注意
担当を移す	情報を持っている人がそのまま入力する	移した先の負荷を確認する
権限を出す	倉庫が基幹を見られるようにして、転記をなくす	見せてよい範囲を確認する
分担を変える	1人が全部やる形から、工程で分ける（またはその逆）	属人化を増やしていないか
決裁を下ろす	一定金額以下は課長決裁にする	規程の改定が要る（難易度が上がる）

2つ目の「権限を出す」は、転記をなくす最短経路です。 転記の原因の多くは「見られないから、見られる人が書き写している」です。閲覧できるようにするだけで、転記チェーンが1本消えます。

6 道具を入れる（最後）

1〜5を通して、それでも残るものだけが道具の対象です。残ったものには、次の特徴があります。

特徴	例
件数が多く、人が手で捌く限界を超えている	月数百件の入力・突合
同じ情報を複数人が同時に使う必要がある	進捗の共有・在庫の照会
記録を残すこと自体が求められている	履歴・監査・トレーサビリティ
人がやると必ず間違える種類の作業	大量の照合・転記

道具の選び方・予算・発注先の決め方は、この章では扱いません。9章（道具を入れると決めたとき）に進んでください。

ここで1つだけ決めておきます。「1〜5では足りない理由」を1行で書いてください。 これが書けないなら、まだ1〜5に戻れます。

1〜5で粘るか、6に進むかで迷ったときの決め方を書いておきます。判断の基準は、残っている手数がどこから来ているかです。手数の大半が「項目が多い」「回数が多い」「確認が多い」から来ているなら、まだ1〜5に戻れます。これらは決めごとを変えれば減ります。一方、手数の大半が「件数そのものが多い」から来ているなら、6に進んでください。件数は商売の規模なので、減らすことが目的にならないからです。

言い換えると、減らしてよいものが残っているうちは1〜5、減らしてはいけないものだけが残ったら6、という線引きです。この線引きができていれば、9章で見積を取るときにも「何を機械にやらせたいのか」を一言で説明できます。説明できない状態で相手に会うと、相手の得意な範囲に話が寄ります。

ムダの4種類 × 効く選択肢

6章で拾ったムダの種類ごとに、最初に開くべき選択肢が違います。

ムダの種類	まず試す	次に試す	道具が要る場合
転記	5 人を変える（権限を出して見に行かせる）	3 まとめる（正の台帳を1つに）	件数が多く、形の変換が毎回必要なとき
確認待ち	1 やめる（否決0回の承認）	4 順番を変える／2 減らす（まとめて承認）	依頼と状況が見えないことが原因のとき
探す	3 まとめる（置き場を1か所に）	2 減らす（命名規則・保存期間）	量が多く、人の記憶に頼っているとき
二重管理	3 まとめる（正の台帳を1つに）	5 人を変える（入力者を1人に）	両方に業務上の理由があるとき

この表は、6章のムダ棚卸し表を横に置いて使ってください。ムダの行を1つ取り、種類の欄を見て、この表の該当する行に進みます。「まず試す」の選択肢から検討を始め、外した理由を書いて「次に試す」へ移ります。右端まで行き着いたときだけ、9章に進む資格が生まれます。

4行のうち、最も多くの会社で効くのは4行目です。二重管理は、どの会社にも必ずあり、しかも正の台帳を決めるだけなら費用も期間もかかりません。着手の順番で迷ったら、二重管理の行から始めてください。成果が早く出るので、社内の空気が変わります。空気が変われば、手強い転記の行に進むときの協力も得やすくなります。

転記の第一手が「道具」ではないことに注意してください。 転記は、権限と台帳の問題であることが多く、その場合は道具を入れても転記元が残ります。

改善カード（7欄）

打ち手が決まったら、1つの打ち手につき1枚のカードにします。長い計画書は作りません。

#	欄	書くこと	記入例
1	対象	業務一覧表の行番号とムダの番号	業務07・M-03
2	ムダ	何を消すのか（1行）	基幹の受注データをExcelに手入力している
3	選択肢	6つのどれか	5 人を変える（倉庫に閲覧権限を出す）
4	やること	誰が、いつまでに、何をするか	情シス◯◯が11月30日までに倉庫端末に閲覧権限を付与
5	やめること	何を止めるか・止める日	Excel出荷予定表への入力を12月1日で停止
6	戻し方	失敗したときどう戻すか	Excelは3ヶ月残す。問題があれば入力を再開
7	判定	いつ・何がどうなったら成功か	3月1日。転記9,600項目/年が0、出荷ミスが増えていない

5欄目（やめること）が、このカードの核です。 新しいやり方を始めても、古いやり方が止まらなければ、作業は増えただけになります。11章で効果が出ない最大の原因がこれです。「止める日」を日付で書いてください。

7欄目は、成功の条件を数で書きます。 「効率化される」は判定できません。「転記が0になり、出荷ミスが増えていない」なら、90日後に○×が付きます。

元に戻せる形にする

すべての打ち手に戻し方を書くのは、現場の反対を消すためでもあります（10章）。「3ヶ月やってみて、ダメなら戻す」と言える改善は、合意が桁違いに取りやすくなります。

戻せる形にする工夫	中身
並行運用の期間を置く	旧を残したまま新を始める。ただし終了日を先に決める
消さずに残す	台帳・様式・手順書は消さず、「旧」として保管する
一部から始める	特定の顧客・特定の区分だけで先に試す
記録を取る	変えた日・変えた内容・誰が決めたかを1か所に書く

並行運用の終了日を決めずに始めないでください。 終了日が無い並行運用は、永久に終わりません。結果として、二重管理（6章のムダ4）を自分で作ったことになります。

よくある間違いを5つ

「システムを入れる、から議論を始める」 ——1〜5を飛ばすと、今のやり方をそのまま電子化することになり、ムダが固定されます。直し方：1〜5を検討した記録（外した理由1行ずつ）を残してから6に進む。

「新しいやり方を始めたが、古いやり方を止めていない」 ——作業が増えただけになり、現場の信用を失います。直し方：改善カードの5欄に「止めるもの」と「止める日」を書く。

「正の台帳を決めたが、もう一方への入力を許している」 ——食い違いが必ず起き、確認の往復が戻ってきます。直し方：正を決めたら、もう一方は閲覧専用にする。

「6章で『残す』としたムダに手を付ける」 ——金銭・安全・法令の確認を外すと、事故のときに改善の責任になります。直し方：残す行は対象から除く。やり方を変えるのは可。

「打ち手の担当を部門名で書く」 ——「営業部」と書かれた打ち手は、誰も自分の仕事だと思いません。直し方：氏名を書く。1つの打ち手に担当は1人。

この章の出口

この章を終えたとき、手元にあるべきものは3つです。

1. 改善カード（打ち手1つにつき1枚・7欄すべて記入済み）
2. 1〜5を検討した記録（外した理由付き）
3. 止めるものと止める日の一覧

打ち手のうち、1〜5で片づくものは、このまま実行に移せます。残ったのが6（道具を入れる）だけになったとき、初めて次の章に進んでください。次の章は、要件を書き始める手前で止まる章です。そこから先は、道具ごとの教科書に渡します。

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