業務棚卸しの対象の決め方

会社全体を一度に棚卸ししてはいけません。1本の「流れ」を選んで、その入口から出口までを追います。 部門で切ると、部門と部門のあいだに落ちているムダが最後まで見えません。転記・確認待ち・二重入力は、ほとんどが受け渡しの場所で起きています。 この章は、追う流れを1本選び、その端（どこから・どこまで）を決め、対象外を紙に書いて宣言するための章です。

この章で分かること

• 部門で切る棚卸しと、流れで切る棚卸しの違い（何が見えなくなるか）
• 追う流れの選び方3基準と、流れの端の決め方
• 流れに乗らない業務（月次・年次の事務）の扱い方と、対象外の宣言の仕方

ムダは部門の中ではなく、あいだにある

「営業部の棚卸し」「経理部の棚卸し」という切り方をすると、各部門は自分の部門の中で完結する作業を書きます。書かれないのは次の3つです。

書かれないもの	具体例	なぜ書かれないか
受け渡しの作業	営業が書いた注文票を、事務が販売管理に打ち直す	打ち直す側は「自分の仕事」と思っているので書くが、書かせた側は自分のせいだと思っていない
待ち時間	承認が回ってくるのを2日待つ	待っている間は作業をしていないので、業務として意識されない
確認のやり取り	「この数量で合っていますか」のメール往復	例外対応だと思われていて、回数を数えた人がいない

この3つは、片方の部門の表にしか載らないか、どちらにも載りません。合計すると一番大きいのに、一番見えないのがこの領域です。

だから、この本では対象を流れ（フロー）で切ります。 会社の中を通り抜けていくものを1つ選び、入ってきてから出ていくまでを、部門をまたいで追いかけます。

	部門で切る	流れで切る（本書）
対象の単位	営業部・経理部・業務課	受注から出荷まで／引合から契約まで
見えるもの	各部門の作業の一覧	受け渡し・待ち・差し戻しを含む全体
見えないもの	部門のあいだ（転記・確認待ち）	流れに乗らない定期業務（後述）
集めた表の使い方	部門ごとの負荷比較	どこで詰まっているかの特定
改善したときの効果	部門内で完結するものだけ	受け渡しを消せるので大きくなりやすい
現場の反応	「うちの部署を調べに来た」	「この流れを良くする」（矛先が人に向かない）

最後の行は実務上とても大きい差です。部門で切ると、棚卸しは人事評価の調査に見えます。 流れで切ると、調べる対象が業務そのものになり、現場が身構えません（10章）。

追う流れの候補

どの会社にも、数本の流れがあります。まず自社の流れを書き出してください。

流れの名前	入口	出口	主に通る部門
受注から出荷まで	注文が入る	出荷・納品が終わる	営業・業務・倉庫
引合から契約まで	問い合わせが来る	契約書を締結する	営業・管理
請求から入金まで	検収が終わる	入金を消し込む	業務・経理
仕入から支払まで	発注する	支払が終わる	購買・経理
問い合わせから対応完了まで	電話・メール・フォーム	完了を相手に伝える	窓口・技術
応募から入社まで	応募が来る	初日を迎える	人事・配属先
見積から発行まで	依頼を受ける	見積書を渡す	営業・積算
日報から集計まで	現場が書く	集計・請求の根拠になる	現場・管理

自社の言葉で構いません。大事なのは、入口と出口が「出来事」で書けていることです。「営業活動」は出来事ではないので流れになりません。「問い合わせが来る」「契約書に押印する」は出来事です。

1本に絞る3つの基準

候補が5本も6本も出たら、次の3つで1本に絞ります。3つとも満たす流れがあるなら、迷わずそれです。

基準	見方	なぜこれで選ぶか
1. お金が乗っているか	売上・原価・支払が動く流れか	効果を金額で説明できる。経営会議で通りやすい
2. 件数が多いか	月に何十件・何百件と通るか	1件あたり数分の改善でも、件数が効く。効果が計算できる
3. 詰まっている実感が、2つ以上の部署から出るか	「あそこで止まる」が複数部門から出る	1部門だけの不満は個人差のことがある。2部門から出れば本物

3つとも満たすものが無い場合は、2番（件数）を優先します。件数が多い流れは、数えれば効果が出るからです。件数が少ない流れは、どれだけ苦しくても改善の効果が金額になりません。

逆に選んではいけない流れもあります。

選ばない流れ	理由
年に数回しか通らない流れ	数えられない。改善しても次が来るまでに忘れる
いま制度・ルールが変更中の流れ	書いた端から変わる。決まってから着手する
社長・特定の1人しか通っていない流れ	業務ではなく属人的な判断。棚卸しではなく引き継ぎの問題
外部の相手の都合で形が決まっている流れ（親会社の指定様式など）	自社で変えられない範囲が大きい。改善の選択肢が「道具」しか残らない

流れの端を決める（ここが一番もめる）

流れを選んだら、どこから始まり、どこで終わるかを1行で書きます。ここを曖昧にすると、書き出しが永遠に終わりません。営業の話をしていたはずが、いつのまにか広告の話になり、採用の話になります。

端の書き方には型があります。

端	悪い書き方	良い書き方（出来事で書く）
入口	「営業が動き出したとき」	「顧客から見積依頼のメール・電話を受けた時点」
出口	「お客様が満足したら」	「請求書を発行し、販売管理に計上した時点」

出口は「自社の中で何かが確定した瞬間」に置きます。 相手の行動（入金・満足・リピート）を出口にすると、待ち時間が無限に伸びて表が閉じません。入金まで見たいなら、「請求から入金まで」を別の流れとして立てます。

端を決めたら、次の3つを書き足してください。

1. 入口の手前にあるもの（対象外）。例：広告・展示会・既存顧客への定期訪問
2. 出口の先にあるもの（対象外）。例：入金消込・督促・アフターフォロー
3. 例外の扱い。例：直送・特急・返品は今回は追わない（件数を数えるだけ）

3つ目が重要です。例外を全部追うと、量が3倍になります。 まず8割が通る道を書き切り、例外は「件数だけ数えて、後ろに一覧で並べる」にしてください。例外の扱いは3章と6章でもう一度出てきます。

大きすぎたら分割する（目安）

1本の流れが大きすぎると、2週間では書き切れません。次のどれかに当たったら分割します。

大きすぎる合図	分割の仕方
関わる人が15人を超える	途中の確定点（受注確定・出荷指示など）で2本に割る
通る部門が4つ以上	同じく確定点で割る。先に前半だけをやる
入口から出口までが1か月を超える	前半（成立まで）と後半（履行まで）に割る
書き出した行が60行を超えそう	粒度が細かすぎる可能性がある（3章）。まず粒度を見直し、それでも多ければ割る

割るときは、必ず「確定点」で割ってください。 確定点とは、そこを過ぎたら前に戻らない場所です（受注が確定した・出荷指示を出した・検収が済んだ）。部門の境界で割ると、一番見たかった受け渡しの部分が両方の表から落ちます。

流れに乗らない業務はどうするか

会社の業務には、流れに乗らないものがあります。月次決算、給与計算、勤怠の締め、棚卸、年末調整、保険・税の手続き、社内の備品管理、定期報告。 これらは「通り抜けるもの」がなく、カレンダーで動きます。

流れの棚卸しに混ぜないでください。混ぜると、1本の流れの表の中に月1回の業務が並び、頻度も件数も比べられなくなります。別の表を1枚作ります。

表	対象	並べる軸	数えるもの
流れの表（本体）	通り抜けるもの1本	入口から出口への順番	件数・人数・転記・待ち
定期業務の表（別紙）	カレンダーで動く事務	発生周期（月次・四半期・年次）	発生回数・所要日数・担当人数

定期業務の表は10〜15行で足ります。月次決算・給与・勤怠締め・請求書発行・入金消込・棚卸・法定調書・保険の更新——この程度です。着手順を決めるとき（7章）は、両方の表を同じ2軸に並べて比較します。

なお、定期業務だけを対象にした棚卸しは、切り方として成立します。 管理部門が3名以下で、流れの業務には関与していない会社では、こちらから始めたほうが早いことがあります。その場合は「部門で切ってよい例外」として扱います。

自治体（庁内）で切るときの違い

対象の切り方の考え方は同じですが、庁内では、先に動かせない制約が3つ入ります。 予算の年度、4月の人事異動、議会の会期です。さらに、選ぶ軸に「扱う個人情報の重さ」と「隣の課から見えるか」が加わります。

庁内で進める場合は、この章（流れで切る・端を決める・宣言書）を土台にしたうえで、自治体DXの教科書2章を重ねて読んでください。庁内でしか効かない軸だけを、あちらにまとめてあります。

対象を紙に書いて宣言する

対象が決まったら、次の8行を1枚にして、関係者全員に配ります。口頭で伝えた対象は、必ずずれます。

行	書くこと	記入例
1 流れの名前	追うものの名前	受注から出荷まで
2 入口	出来事	顧客から注文書・注文メールを受け取った時点
3 出口	出来事	出荷完了を販売管理に登録した時点
4 対象の部門と人数	部門名と実人数	営業3名・業務課4名・倉庫2名（計9名）
5 対象外（手前）	書かないもの	引合・見積・与信
6 対象外（先）	書かないもの	請求・入金消込・アフター対応
7 例外の扱い	追うか、数えるだけか	直送・特急・返品は件数のみ数える
8 期間	いつからいつまでの実績を見るか	直近3か月（◯月〜◯月）

8行目を忘れないでください。 4章で件数を数えるとき、期間がそろっていないと合計できません。繁忙期を含むか含まないかで数字が変わるので、直近3か月を基本にし、季節変動が大きい業種は直近12か月にします。

この宣言書は、聞き取りの冒頭で相手に見せる紙でもあります。「今日はここからここまでの話を伺います。その手前と先は今回は聞きません」と最初に言えると、聞き取りが30分で終わります。

よくある間違いを5つ

「まず組織図を見て、部門ごとに担当を割り振る」 ——部門の中の作業しか出てきません。転記も待ちも差し戻しも、部門のあいだにあります。直し方：組織図ではなく、注文書・案件・申込書といった「通り抜けるもの」を1つ選ぶ。

「大事な流れが3本あるので、3本同時にやる」 ——書く人が分かれ、粒度がばらつき、あとで並べられません。直し方：1本ずつ。1本目が着手まで進んでから2本目に入る。2本目は1本目の型を使えるので、半分の時間で終わる。

「出口を『お客様が満足するまで』にした」 ——終わりが来ないので、表が閉じません。直し方：出口は自社の中で何かが確定した瞬間（計上した・発行した・登録した）に置く。

「例外も全部書かないと正確にならない」 ——量が3倍になり、2週間で終わりません。しかも改善するのは8割の道です。直し方：8割の道を書き切り、例外は件数だけ数えて一覧の後ろに置く。

「対象は決めたが、現場には伝えていない」 ——聞き取りのたびに範囲外の話が始まり、1人1時間の予定が2時間になります。しかも「何を調べられているのか分からない」という不安が残ります。直し方：8行の宣言書を配り、聞き取りの冒頭で読み上げる。

この章の出口

この章を終えたとき、手元にあるべきものは3つです。

1. 8行の対象宣言書（流れの名前・入口・出口・対象人数・対象外2行・例外・期間）
2. 12項目の○×（1・3・5 がすべて○）
3. 定期業務の置き場所（別表にすると決めてある）

どこを見るかが決まりました。次はその流れの中身を、どの大きさで何行に書き出すかです。ここで粒度がばらつくと、あとで数えることも並べることもできなくなります。1業務＝1行にする基準を決めるのが次の章です。

次の章へ：3章 業務の書き出し方｜粒度をそろえる