業務で使うAIツールの選び方

道具は3種類しかありません。人が開いて使うもの（対話）／既存の画面の中で動くもの（業務組み込み）／人がいなくても動くもの（自動化）です。 この順番で入れます。いきなり自動化から入ると、間違いに気づく人がいないまま動き続けることになります。 この章は、製品を比べるのではなく、契約の前に自社が確認する10項目を持つための章です。

この章で分かること

• 道具の3分類と、それぞれ「失敗したときに誰がどう気づくか」の違い
• 対話 → 業務組み込み → 自動化 の順で入れる理由
• 契約前に確認する10項目と、製品名に依存せず調べる方法

この本が製品を比べない理由

AIの製品は数ヶ月単位で変わります。料金表も、画面の名前も、できることも変わります。 比較記事の結論は、その記事が書かれた時点のものです。半年前の比較を信じて選ぶと、すでに前提が変わっています。

変わるもの	変わらないもの
料金、プラン名、無料枠	費用がどう増えるか（人数か、使った量か）
モデルの名前、性能	間違いがゼロにならないこと
画面の名前、メニューの位置	管理者が利用状況を見られるかどうか
できることの範囲	自社が何を任せたいか（1章）

だからこの章では、変わらない側だけを書きます。 製品ごとの最新情報は、必ず提供元の公式ドキュメントで確認してください。探すときの言葉は3章の表に置いてあります。 ツールの比較そのものに関心がある場合は、当社の記事（ChatGPT vs Claude・AI導入の費用比較）を参照してください。ただし記事にも更新日が付いています。読んだ日と更新日の差を見てください。

道具の3分類

	① 対話	② 業務組み込み	③ 自動化
どう使うか	人が画面を開いて指示する	既存の業務システム・社内ツールの中で呼び出す	条件が満たされると人がいなくても動く
起動するのは	人	人（操作の流れの中で）	時刻・イベント（メール受信、データ登録など）
失敗したときの気づき方	その場で見える	操作した人が気づく	誰も見ていないと気づかない
止め方	使うのをやめる	機能を切る	止める手順を作っておかないと止まらない
費用の出方	人数で増えることが多い	人数＋開発費	使った量で増えることが多い
向く仕事	下書き、点検、調べもの	入力補助、分類、定型文の生成	定期の集計、通知、取り込み
1章の段階	段階1・2	段階1〜3	段階3

最初に入れるのは① です。 理由は2つあります。1つは、人が出力を毎回見るので、間違い方を社内が学べること。もう1つは、合わなかったときに止められることです。

②に進む判断は、「同じ指示を毎日10回以上書いている」かどうかで決めます。毎回同じことを人が打ち込んでいるなら、業務の画面の中に入れたほうが速く、入力の揺れも減ります。当社の既存システム連携や kintone のカスタマイズはこの範囲です。

③に進む判断は、「人が見なくても、間違いに気づける仕組みがあるか」だけです。件数の一致、合計の一致、エラーの通知——この3つが用意できないなら、自動化しないでください。

自動化に行く前に必ずやること

自動化は、効果が最も大きく、事故も最も大きい分類です。次の3つを先に用意します。

用意するもの	中身	確かめ方
失敗したときの通知	どこに通知が飛ぶか（メール・チャット）	わざと失敗させて、届くことを確認する
止め方	誰が、どうやって止めるか	担当者名と手順を書き、実際に止めてみる
実行の記録	いつ・何件処理したか	記録が残る設定になっているか確認する

「わざと失敗させて確認する」を省かないでください。通知設定は、設定したつもりで届かないことがよくあります。届かない通知は、無いのと同じです。 当社が受託で自動化を組むときも、この3つが揃うまで本番に出しません。

契約前に確認する（製品が変わっても残る観点）

契約前に見るのは、性能ではなく次の観点です。3章で確認した内容と重なる部分は、そこで作った記録を使い回します。

観点	何を見るか	×だったときの手当て
データの取り扱い	入力が学習に使われるか、保存期間、削除	入れてよい情報を A・B に限る（3章）
管理者の可視性	誰がいつ使ったか見られるか	見られない場合、業務データを入れない
記録	利用の記録が残るか	残らない場合、段階3（実行）に使わない
権限	人ごとに使える範囲を分けられるか	分けられない場合、Cの情報を扱わない
止め方	止める手順と担当	手順が無いなら契約しない
費用の増え方	人数か、使った量か。上限を決められるか	上限が決められないなら、少人数で試す
解約時のデータ	取り出せるか、消えるか	取り出せないなら、指示文と手順を外に置く
乗り換えやすさ	指示文・手順が道具の外にあるか	必ず外に置く（5章・9章）

最後の行が、この章で一番長持ちする助言です。道具は必ず変わります。 指示文・手順・決めごとを道具の中だけに保存していると、乗り換えのたびに資産がゼロに戻ります。 ファイル（テキスト）で、自社の共有フォルダかリポジトリに置いてください。これだけで、道具の選定を間違えても致命傷になりません。

試用の1ヶ月をどう使うか

試用期間は、性能を眺める期間ではありません。2章で選んだ1業務を、本番と同じ材料で回す期間です。

週	やること	終わりに残るもの
1週目	担当者1人が、その業務を5回やってみる	どこで詰まるかの記録
2週目	詰まった点を指示文に反映する（5章）	指示文ファイルの第1版
3週目	本人以外が、その指示文だけで1回やる	再現できたかどうかの判定
4週目	着手前の数字と比べる（2章で取ったもの）	続ける／やめるの判定

3週目が判定の本体です。本人しか回せない状態のまま契約すると、その人が離れた時点で契約だけが残ります。 4週目の比較では、確認にかかった時間を必ず足してください（2章・11章）。作る時間だけを比べると、ほぼ必ず「速くなった」という結論になります。

この4週間で判定できない場合は、業務の選び方が合っていません。道具ではなく、2章に戻ってください。

無料のまま使ってよい範囲

無料で試すこと自体は勧めます。ただし、業務のデータを入れる段階で、契約を見直してください。

状態	判断
1人が、公開情報（3章のA）だけで試している	無料のままでよい
業務の文書（B）を入れ始めた	管理者が利用状況を見られる契約に移す
顧客名・個人情報（C）を扱う	会社契約。権限と記録が要る。窓口の確認も要る
複数人が使い始めた	会社契約。個人アカウントの持ち込みは3章の方針に従う

「無料でどこまでできるか」を追いかけると、判断がずれます。 見るのは金額ではなく、入れる情報の段階です。 月額数千円を惜しんで、顧客情報を管理できない契約のまま使い続けるのは、費用の判断としても合いません。取引先から情報の扱いを聞かれたときに、答えられる状態かどうかで決めてください。

道具を増やさないほうがよい場合

道具は少ないほうが回ります。次の場合は増やさないでください。

状況	判断
いま入れている道具を、週1回も使っていない	増やしても使われない。2章の業務選定に戻る
「あの製品のほうが賢いらしい」が理由	賢さより、確認の仕組みが揃っているかで決める
部署ごとに別々の道具を入れたい	指示文と手順が共有できなくなる（9章で詰まる）
試用期間の終了日と判定者が決まっていない	そのまま課金が続く。決めてから契約する

当社の決めごと：道具を1つ増やすときは、同時に1つ減らせないか見る。 理由は、置き場所と手順がばらけると、9章（社内に残す）が成立しなくなるためです。

よくある間違いを5つ

「性能が一番高いものを選ぶ」 ——性能は数ヶ月で入れ替わります。しかも、自社の業務で差が出るとは限りません。直し方：確認する10項目で選ぶ。性能は試用期間に、自社の実データ（3章のA・B）で1業務だけ試して比べる。

「安いほうを選んだら、社内の誰が使っているか分からなくなった」 ——個人向けの安い契約は、管理者が利用状況を見られないことがあります。直し方：業務データを入れる段階で、管理者の可視性がある契約に移す。

「いきなり自動化から入った」 ——動いている間は誰も見ないので、間違いが数ヶ月ぶん溜まってから発覚します。直し方：対話から入る。自動化するのは、件数・合計の一致とエラー通知が用意できる業務だけ。

「指示文を道具の中に保存していたら、乗り換えで全部消えた」 ——実際によくあります。直し方：指示文はテキストファイルにして、自社の共有フォルダかリポジトリに置く（5章）。

「試用を始めたが、終了日を誰も見ていない」 ——判定されないまま課金が続き、使われていない契約が残ります。直し方：試用の開始時に、終了日と判定者の氏名を決めてカレンダーに入れる。

この章の出口

この章を終えたとき、手元に残っているべきものは3つです。

1. 入れる道具と分類（対話／業務組み込み／自動化のどれか）と、選んだ理由（業務名）
2. 確認記録（データの取り扱い・管理者の可視性・解約時の扱いと、それぞれの確認日）
3. 試用の終了日と判定者の氏名、指示文を置く場所

ここまでが「決める」区分です。線引き・業務・ルール・道具が揃いました。 次からは実際に使う話に入ります。最初にやるのは、うまくいった1回を、他人が再現できる形にすることです。ここを飛ばすと、詳しい1人だけが使える状態のまま止まります。

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