kintone vs Excel｜いつ切り替えるべきか

Excelとkintoneはどちらがいいのか？

「Excelで十分じゃないか？」「kintoneに変える必要あるの？」こうした疑問をよく聞きます。結論から言えば、どちらにも適切な使いどころがあるのです。

大切なのは、自社の状況に合わせて最適なツールを選ぶことです。

Excelが最適なケース

Excelの方が適しているのは以下のような場合です。

• 個人作業: 1人で完結する分析や計算
• 一時的なデータ整理: プロジェクト単位の一時データ
• 複雑な計算: 関数やマクロを多用する集計
• グラフ作成: ピボットテーブルなどの分析
• 外部への提出物: 取引先とのファイル共有

kintoneが最適なケース

kintoneの方が適しているのは以下のような場合です。

• 複数人での共同管理: チームでデータを入力・更新
• 履歴管理が必要: 誰がいつ何を更新したかを追跡
• アクセス制御が必要: 役職や部署ごとに閲覧・編集権限を設定
• ワークフローが必要: 申請→承認の流れがある
• モバイルアクセス: 外出先からデータを確認・更新

切り替えを検討すべき5つのサイン

1. 「最新版どれ？」問題が発生している

ファイルのコピーが増え、どれが最新版かわからなくなっている状態は、kintone移行のサインです。

2. ファイルが重くなって動かない

データ量が増えてExcelが重くなり、開くのに時間がかかるようになったら限界です。

3. 入力ミスが頻発している

自由入力のセルにばらばらなフォーマットでデータが入力され、集計ができない状態です。kintoneなら入力フォームで制御できます。

4. 同時に編集したい

共有フォルダのExcelを複数人が同時に編集しようとして、ファイルがロックされる問題が頻繁に発生している場合です。

5. 承認フローが紙やメールで回っている

Excelで作成した書類を印刷して押印、またはメールで添付して承認を得ている場合、kintoneのプロセス管理で大幅に効率化できます。

移行しない方がいいケース

• データ量が少なく、管理者が1人だけ
• 複雑なVBAマクロに依存している
• 月額費用を極力抑えたい（5名未満の場合）
• 外部関係者とのファイル共有がメイン

Excel→kintone移行のコスト感

併用という選択肢

実は、Excelとkintoneをうまく併用している企業も多いです。

• kintone: データの蓄積・共有・ワークフロー
• Excel: kintoneのデータをエクスポートして分析・加工

kintoneにはCSVエクスポート機能があるため、蓄積したデータをExcelで自由に分析できます。

まとめ

Excelとkintoneはどちらかではなく、適材適所で使い分けるのが最善です。ただし、5つのサインに当てはまるなら、kintoneへの移行を検討する時期です。COTSUBUでは、現在のExcel管理を分析し、kintoneへの移行プランを無料で診断しています。