プロセス管理とは
kintoneのプロセス管理機能は、業務の流れ（ワークフロー）をアプリ上で管理する機能です。紙やメールで行っていた承認フローを、kintone上で完結させることができます。
プロセス管理でできること
- 承認フローの自動化（申請→承認→完了）
- ステータスに応じた担当者の自動設定
- 条件分岐（金額に応じて承認ルートを変更など）
- 進捗状況の可視化
設定手順
Step 1: ステータスの設計
まず、業務フローのステータスを洗い出します。
例：経費精算の場合
未申請 → 申請中 → 上長承認 → 経理確認 → 承認完了 / 差し戻し
Step 2: プロセス管理の有効化
アプリの設定画面から「プロセス管理」を有効にします。
Step 3: ステータスの登録
洗い出したステータスを順番に登録します。
Step 4: アクションの設定
各ステータス間の遷移（アクション）を設定します。
| 現在のステータス | アクション | 次のステータス | 実行者 |
|---|---|---|---|
| 未申請 | 申請する | 申請中 | 作成者 |
| 申請中 | 承認する | 上長承認 | 上長 |
| 申請中 | 差し戻す | 差し戻し | 上長 |
| 上長承認 | 確認する | 承認完了 | 経理担当 |
Step 5: 条件分岐の設定（任意）
金額が10万円以上の場合は部長承認を追加する、といった条件分岐も設定できます。
よくある設計パターン
パターン1: シンプル承認（2段階）
申請 → 承認 → 完了
小規模組織や簡易な承認に適しています。
パターン2: 多段階承認
申請 → 課長承認 → 部長承認 → 経理確認 → 完了
金額や重要度に応じて承認段階を増やすパターンです。
パターン3: 並列承認
申請 → 営業部承認 + 技術部承認 → 完了
複数部署の同意が必要な場合に使います。
運用のポイント
1. ステータスは増やしすぎない
ステータスが多すぎると運用が煩雑になります。5〜7個程度に抑えましょう。
2. 代理承認の仕組みを用意する
承認者が不在の場合に業務が止まらないよう、代理承認者を設定しておきます。
3. 通知設定を活用する
ステータスが変わった際に関係者にメール通知が届くよう設定しましょう。承認の滞留を防げます。
4. 差し戻しフローを必ず用意する
「申請内容に不備があった場合にどうするか」を事前に設計しておきます。差し戻し時にコメントで理由を記載するルールも決めておきましょう。
プロセス管理の活用例
- 経費精算: 申請→上長承認→経理確認→支払い
- 見積承認: 営業作成→マネージャー確認→顧客送付
- 休暇申請: 申請→上長承認→人事確認
- 稟議書: 起案→部長承認→役員承認→決裁
- 問い合わせ対応: 受付→対応中→確認→完了
まとめ
kintoneのプロセス管理を使えば、紙やメールで回していた承認フローをデジタル化し、業務のスピードと透明性を大幅に向上できます。COTSUBUでは、お客様の業務フローに合わせたプロセス管理の設計・構築をサポートしています。