提案書・報告書作成の課題
ビジネスパーソンの多くが「資料作成に時間がかかりすぎる」と感じています。特に中小企業では、営業担当が提案書を作り、経営者が報告書をまとめるなど、1人が複数の役割をこなす必要があります。
AIを活用すれば、これまで数時間かかっていた資料作成を30分〜1時間に短縮できます。
AIで作成できるドキュメント
- 営業提案書
- 月次報告書
- プロジェクト企画書
- 会議資料
- 社内マニュアル
- プレスリリース
実践：提案書の自動作成ステップ
Step 1: 情報の整理
まず、提案書に盛り込む情報を箇条書きで整理します。
・クライアント名：株式会社〇〇
・課題：ECサイトの売上が前年比20%減少
・提案内容：SEO対策 + SNS広告の運用
・予算感：月額30万円
・期間：6ヶ月
Step 2: AIへの指示（プロンプト）
構造化されたプロンプトを使うことで、質の高い提案書が生成されます。
以下の情報をもとに、BtoB向けの提案書を作成してください。
構成は「課題整理→提案概要→施策詳細→スケジュール→費用→期待効果」の順でお願いします。
トーンは専門的だが読みやすい文体でお願いします。
Step 3: 品質チェック
AIが生成した文書をそのまま使うのではなく、以下のポイントをチェックします。
- 数字の正確性: AIが生成した数値は必ず確認
- クライアント固有の情報: 社名や業界特有の表現が正しいか
- トーンの一貫性: 自社のブランドに合った表現になっているか
プロンプトのコツ
1. 役割を指定する
「あなたはIT企業の営業コンサルタントです」のように、AIに役割を与えると、より適切な文体・内容になります。
2. 構成を指定する
「見出しは5つ、各セクション200字程度で」のように、具体的な構成を指定すると、望む形式の文書が得られます。
3. サンプルを見せる
過去に作成した良い提案書をAIに読み込ませ、「このスタイルに合わせて作成して」と指示するのが最も効果的です。
報告書作成での活用
月次報告書の場合、以下のような流れが効率的です。
- 数値データ（売上、KPIなど）を用意
- AIに「前月比での変化点と要因分析を含む報告書を作成して」と指示
- 生成された報告書にコメントや所感を追記
- 最終チェック後に提出
注意点
- 機密情報の取り扱い: クライアントの機密情報をAIに入力する場合は、セキュリティポリシーを確認
- 過信しない: AIの出力はあくまで下書き。最終判断は人間が行う
- 著作権への配慮: AIが生成した文章の著作権は現時点でグレーゾーン。完全にオリジナルな表現に修正することを推奨
まとめ
AIを使ったドキュメント作成は、中小企業の生産性を劇的に向上させます。COTSUBUでは、お客様の業務に合わせたAI活用の仕組みづくりを支援しています。まずは1つの資料から、AIとの協業を始めてみてください。